Как аутсорсинг бухгалтерии поможет выжить вашему бизнесу сегодня?

В практике финансового управления нередки случаи, когда бухгалтерская отчетность показывает стабильность, в то время как компания испытывает острую нехватку оборотных средств. Это происходит из-за фрагментарности учетной системы: разрозненных процессов учета, неточной оценки складских запасов и несогласованности между различными подразделениями и бухгалтерией. В таких условиях даже опытный бухгалтер не способен предоставить руководителю достоверную информацию о реальных расходах компании. Отсутствие четкой системы учета ведет к операционным сложностям, финансовым потерям и утрате доверия партнеров. Поэтому пренебрегать Ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) «О бухгалтерском учете» («Организация ведения бухгалтерского учета») не стоит.

Многие предприниматели до сих пор рассматривают бухгалтерию лишь как обязательную формальность для сдачи отчетности в государственные органы. Однако такой подход можно назвать ограниченным. Правильно организованный бухучёт становится мощным инструментом в управлении бизнесом. Он предоставляет руководителю полную информацию о состоянии компании, позволяет эффективно планировать деятельность, выявлять слабые места и усиливать наиболее прибыльные направления. Главное — правильно настроить учет и внедрить корректный подход к анализу данных.

Пренебрежительное отношение к бухгалтерскому учету становится серьезным барьером для развития бизнеса, увеличивает риски при проверках контролирующих органов и лишает компанию ключевых инструментов для принятия обоснованных управленческих решений.

Почему важен системный подход

Рассмотрим бухгалтерский учет в управляющей компании: когда он ведется бессистемно — отсутствует единый стандарт документооборота, а филиалы используют разные подходы (одни внедряют современные программные решения, другие продолжают работать по устаревшим методикам), это создает значительные сложности для головного офиса при подготовке сводной отчетности.

Такая несогласованность приводит к существенным искажениям в данных. Руководители не могут получить достоверную информацию ни по одним из ключевых показателей: затраты на логистику остаются неясными, а товарные остатки на складах демонстрируют противоречивую картину – от критических недостач до необоснованных излишков. Все это не дает руководителю объективную картину.

Системный подход в управлении компанией предполагает создание единой системы правил, регламентирующих все ключевые бизнес-процессы:

• Стандартизацию документооборота.
• Унифицированный учет различных видов доходов и расходов.
• Четкую систему сбора и хранения данных в общей базе.

Внедрение стандартов обеспечивает высокий уровень организованности и предсказуемости рабочих процессов. Каждый сотрудник финансового отдела точно знает, какие данные необходимы для закрытия отчетного периода и где найти соответствующие подтверждающие документы. В результате итоговые данные становятся более надежными, а значит, на их основе можно строить аналитику и принимать решения. Также снижается риск значительных ошибок, сокращается время на поиск документов, а аудиторы гораздо реже фиксируют замечания. Кроме того, повышается прозрачность процессов, что способствует укреплению доверия со стороны партнеров и инвесторов.

Для этого важно интегрировать бухгалтерию в общую систему управления компанией на постоянной основе, а не только в конце квартала, когда требуется подготовка отчетности.

Бухучет — это не только отчеты для налоговой

Нередко можно услышать мнение, что если компания соблюдает все нормативные требования и инспекция не выявляет нарушений, это свидетельствует о том, что бухгалтерский учет ведется в полном соответствии с установленными правилами. Однако на практике для эффективной работы предприятия этого недостаточно. Налогоплательщик обязан вести учет доходов и расходов, а также предоставлять отчетность в установленные сроки. Несвоевременное отражение данных в учете и задержка отчетности искажают финансовые показатели и затрудняют анализ ликвидности компании.

Эффективная организация бухгалтерского учета на предприятии позволяет успешно решать множество внутренних задач, что напрямую способствует повышению эффективности бизнеса, например:

• Выявлять направления, на которых компания превышает допустимые расходы и находить возможности для оптимизации затрат.
• Следить за состоянием дебиторской задолженности, чтобы предотвратить кассовые разрывы и минимизировать риски нехватки средств.
• Понимать структуру себестоимости и прогнозировать, как меняются показатели маржинальности по разным направлениям деятельности.
• Эффективно планировать закупки, опираясь на актуальные данные о складских остатках, избегать избыточного накопления нереализованных товаров, а также критического дефицита продукции.

Тщательный подход к системе учета позволяет руководству своевременно выявлять проблемы. Например, в нашей практике встречались ситуации, когда прибыль клиента была отражена в отчетности, но реальных денежных средств на счетах не хватало. При детальном анализе обнаружилось, что не все операционные расходы были учтены, их распределение по периодам выполнено некорректно, а значительные затраты возникли уже постфактум.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Подобные ситуации не всегда критичны, но они существенно затрудняют понимание реального финансового состояния компании. Когда все операции оперативно отражаются в соответствующих статьях учета, процесс планирования становится значительно эффективнее. Интеграция всех процессов в единую систему и налаженное взаимодействие с бухгалтерией позволяют принимать более взвешенные решения: своевременно исключать нерентабельные позиции и формировать точные прогнозы закупок.

Какие функции бухучета лучше отдать на аутсорсинг?

При оптимизации учета у предпринимателей возникает вопрос о передаче некоторых функций сторонним организациям называемым аутсорсинговыми. Универсального решения здесь нет, однако есть проверенные практикой рекомендации. Если компания сталкивается с большим объемом однотипных операций или периодически нуждается в узкоспециализированных экспертах, а внутри штата нет смысла держать такого сотрудника на постоянной основе, то аутсорсинг может стать выгодным решением.

В связи с этим целесообразно передать на аутсорсинг следующие направления бухгалтерского учета:

• Первичная документация. В некоторых организациях наблюдается значительный объем однотипных операций: розничные продажи, закупки товаров или расчеты с многочисленными поставщиками. Содержать крупный штат бухгалтеров для обработки таких документов не всегда экономически оправдано. Внешний консультант может взять на себя этот рутинный блок работы при условии, что хорошо разбирается в специфике бизнеса, гарантирует надежное хранение и конфиденциальность данных.
• Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. В компаниях со сложными системами мотивации или большим количеством филиалов целесообразно делегировать эту задачу сторонней организации, специализирующейся, в том числе, на кадровом учете. Это позволит снизить объем бумажной работы и повысить эффективность процессов.
• Налоговый учет и отчетность. Формирование и подача деклараций по НДС, налогу на прибыль, страховым взносам и другим обязательным платежам. Подготовка расчетов по авансовым платежам. Контроль за соблюдением налогового законодательства.
• Управление кадровыми процессами и начисление заработной платы. Ведение табеля учета рабочего времени. Подготовка и подача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ). Оформление и сопровождение кадровой документации.
• Ведение отчетности по международным стандартам (МСФО). Если компания сотрудничает с иностранными партнерами или планирует привлечение инвестиций, возникает необходимость в подготовке отчетности по МСФО. Как правило, эту функцию выполняют сторонние специалисты, так как в штате может не оказаться сотрудника с соответствующими компетенциями.
• Восстановление бухгалтерского учета. Если учет осуществлялся с ошибками или фрагментарно, аутсорсинговые компании помогают восстановить данные, пересчитать налоги и избежать штрафов.
• Взаимодействие с проверяющими органами. Подготовка документации для налоговых органов, сопровождение в ходе камеральных и выездных проверок, урегулирование споров с налоговыми инспекциями.

Как использовать данные бухгалтерского учета для создания аналитических отчетов

• Проводить регулярные встречи для обсуждения ключевых показателей и анализа причин отклонений.
• Разработать форматы отчетов, где ключевые данные сопровождаются четкими пояснениями.
• Совместно прорабатывать планы, привлекая финансистов для учета новых инициатив в расчетах, а также автоматизировать отчетность с использованием OLAP-кубов и BI-решений.

Когда необходимо изменить подход к организации бухгалтерского учета