Аутсорсинг, как услуга появился в России сравнительно недавно. Смысл аутсорсинга заключается в передаче сторонним организациям некоторых внутренних функций предприятия. Бухгалтерский аутсорсинг - перепоручение финансовых вопросов организации сторонней фирме. На российском рынке аутсорсинг бухгалтерских услуг становится все более популярным.
Количество сделок по аутсорсингу бухгалтерского учета и отчетности постоянно увеличивается. И вызвано это не столько тем, что это выгодней экономически, сколько тем, что благодаря сотрудничеству с аутсорсинговыми компаниями у руководителей появляется возможность без затрат времени и финансов на переквалификацию персонала, получить доступ к новому уровню обслуживания, конкурентным навыкам и возможность оперативного реагирования на любое изменение ситуации на рынке.
Поставленная цель решается посредством следующих задач, которые требуют внимательного рассмотрения в данной работе:
- Разобраться с понятиями аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерского учета;
- Определить плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерского учета.
1. Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета?
Еще несколько лет назад понятие «аутсорсинг» воспринималось многими как некий неологизм, малопонятный и мало значащий для руководителей даже крупных компаний в стране. Хотя аутсорсинг во всем мире уже прочно стоял на ногах и применялся широко во всех сферах бизнеса. Сегодня уже около половины вновь образующихся компаний сразу начинают использовать схемы аутсорсинга, особенно в сфере бухгалтерского учета и ведения налоговой отчетности.
Еще недавно к бухгалтерскому аутсорсингу прибегали в основном иностранные организации, работающие в Российской Федерации, а также совместные предприятия. Это скорее вынужденная мера, ведь иностранные бизнесмены, работающие в Российской Федерации, не всегда хорошо ориентируются во всех тонкостях российского законодательства, в связи с чем, и прибегают к услугам аутсорсинговых фирм.
Однако сейчас все больше и российских бизнесменов пользуются бухгалтерским аутсорсингом, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговый платежей, составления промежуточной и годовой отчетности, а также ведение дел с налоговыми органами. Использования вместо собственного штата финансовой службы услуг сторонней специализированной организации, не противоречит нормам бухгалтерского законодательства.
Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия.
В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.
Бухгалтерский аутсорсинг – (от англ. outsourcing) – это один из способов бухгалтерского обеспечений функций учета и отчетности на предприятии, за которые в соответствии с законодательством РФ несет полную ответственность руководитель предприятия. В данном случае в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется внешняя специализированная компания-исполнитель.
2. Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерского учета
Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:
- учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
- введение в штат должности бухгалтера;
- передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
- ведение бухгалтерского учета лично.
Передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии специализированной организации или бухгалтеру-специалисту в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера.
- заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
- отчисления с фонда этой заработной платы;
- повышение курсов квалификации бухгалтеров;
- техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
- установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
- приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
- закупка канцелярских принадлежностей и др.
Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации- аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).
- возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
- для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
- слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
- нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-заказчик.
3. Модели бухгалтерского аутсорсинга
Объектами внимания бухгалтерского аутсорсинга могут быть:
1. организации малого бизнеса;
2. организации среднего и крупного бизнеса;
3. вновь созданные предприятия.
В каждом конкретном случае ставится своя задача.
Для вновь организованных предприятий, пока нет больших оборотов – соглашение с фирмой дает возможность не тратить время на подбор бухгалтера, а спокойно заниматься бизнесом. Изначально будет обеспечена постановка учета. В дальнейшем фирма поможет подобрать специалиста.
Для действующих организаций (малых, средних, крупных) могут проводиться предналоговые ревизии, а также ревизии по любым участкам работы в зависимости от потребностей заказчика. В такой ревизии можно предусмотреть такой вопрос, как формирование управленческого учета, учитывающего особенности фирмы-заказчика. В общей системе бухгалтерского учета руководителю трудно бывает разобраться. Специализированная фирма предложит различные формы учета и выходной информации для руководителя.
Почему для проведения ревизий предпочтительнее приглашать специалистов, занимающихся аутсорсингом? Надо иметь ввиду, что похожие по сути профессии налоговый инспектор, главный бухгалтер, аудитор в действительности имеют разную направленность. Часто, приглашая аудитора на проверку ваших дел, надо иметь ввиду, что аудитор давно уже сам не ведет учет. Специалисты аутсорсинга параллельно с проводимыми проверками имеют опыт практической работы, сами осуществляют ведение учета в фирмах-клиентах. Поэтому от того, какую цель ставит руководитель, зависит и то, какие должны быть специалисты.
Сотрудники фирмы-аутсорсера при проведении ревизии уделяют внимание не только допущенным ошибкам и неточностям, но и выдают заключение по рациональному ведению учета, постановке учета, совершенствованию структуры, программному обеспечению. Такая модель сотрудничества может носить название “внешний контролер”
Для средних и крупных фирм бухгалтерский аутсорсинг может предложить форму вывода отдельных функций аппарата бухгалтерии для исполнения сторонней организацией. В этом случае главный бухгалтер освобождается от части рутинной работы по организации ведения учета и контроля за работниками бухгалтерии. Остается время для анализа и выработки стратегии предприятия в области финансов. Вывести за пределы бухгалтерии можно – ведение учета с персоналом по оплате труда и одновременное ведение юристами организации кадрового учета. – работа с дебиторской задолженностью. – проведение внезапных ревизий отдельных участков хозяйственной деятельности. Это значительно эффективнее, чем когда ревизией занимаются свои же работники. Это модель по типу “внешний бухгалтер”
И, наоборот, для малых организаций можно предложит модель “внешний главбух”. Небольшая организация часто не может позволить себе квалифицированного специалиста. Ведение первичной документации поручается офис-менеджеру или начинающему бухгалтеру. Далее первичные документы передаются для составления отчетности аутсорсеру.
Возможно и сочетание каких либо форм сотрудничества. Фирма аутсосер может предоставлять услуги и по отдельным направлениям работы финансово-бухгалтерской службы. Например, может быть оказана помощь в составлении учетной политики, графика документооборота, составление маркетинговой политики для торговых организаций в целях оформления затрат по продвижению товаров на рынки сбыта. Фирма-аутсорсер может предложить составление внутрифирменных стандартов,; может провести аттестацию сотрудников бухгалтерской службы предприятия или принять участие в подборе персонала (главного бухгалтера или бухгалтеров).
Заключение
Таким образом, аутсорсинг- это новое направление в России, которое еще требует времени, чтобы укрепиться в нашей стране.
Если посмотреть, как развиваются такие услуги за рубежом, то легко увидеть: там подобная практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные) вообще не содержат штатных бухгалтеров. И это понятно. Например, в США или Великобритании бухгалтерия – это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу должны выполнять квалифицированные специалисты, которых как раз и можно найти в консультационных компаниях.
У нас же бухгалтер – человек, скорее, творческий. Запросы российских предпринимателей порой просто невыполнимы. Обычно от бухгалтера требуется сделать все так, чтобы компания заплатила в бюджет сущие копейки. И налоговое ведомство осталось бы при этом довольным. Или уж, как минимум, спокойным. Так вот, в случае использования бухгалтерского аутсорсинга подобное проходит далеко не всегда, поскольку даже в России “внешние” бухгалтеры работают по правилам. Именно это обстоятельство существенно снижает в глазах наших деловых людей преимущества бухгалтерского аутсорсинга. А на самом деле их немало. И они все чаще заставляют предпринимателей внимательнее присматриваться к внешнему сервису.
Прежде всего, отметим: объем услуг, которые предоставляют аутсорсинговые фирмы, ограничен только финансовыми возможностями вашего предприятия. То есть любая приличная аудиторская компания может разработать учетную политику, составить баланс, оформить банковские документы или полностью взять на себя весь бухгалтерский учет. И все-таки в России, по статистике, большинство фирм предпочитает внешней бухгалтерии собственную.
Услугами аутсорсеров сегодня пользуются приблизительно 5% всех российских фирм. Правда, по регионам показатели довольно сильно разнятся. Так, в Петербурге, как и в Москве, к бухгалтерскому аутсорсингу прибегают около 10% предпринимателей, не считая “частников”, которые, как правило, просто платят бухгалтеру-надомнику (а это, к слову, тоже аутсорсинг). Казалось бы, немного. Однако всего два года назад компаний, практикующих внешнюю бухгалтерию, было менее 2%.