Аутсорсинг бухгалтерских услуг состоит в том, что привлекаются профессионалы из другой, специализированной бухгалтерской конторы, которые будут вести бухгалтерские дела и осуществлять восстановление бухгалтерии, если в этом возникнет необходимость. Ведение бухучета специалистами из другой компании аутсорсинга может быть частичным либо полным, в зависимости от целей и задач, которые преследует бухгалтерская компания.
Бухгалтерский аутсорсинг имеет ряд преимуществ. Бухгалтерские конторы, заказывающие в специализированной компании услугу бухгалтерского аутсорсинга, не несут материальных и технических издержек.
Кроме того, аутсорсинг бухучета сводит к минимуму налоговые и бухгалтерские риски, обычные для малого и среднего бизнеса. И последнее. При таком аутсорсинге восстановление бухучета и все бухгалтерские дела будет вести один специалист, компетентный и опытный. Аутсорсинг бухгалтерских услуг сокращает траты на штатного работника, на его зарплату, налоги и оборудование для кабинета.
И не факт, что вы наймете на работу действительно опытного бухгалтера, с многолетним стажем, который впоследствии не допустит грубых ошибок в бухгалтерии. А любые, даже незначительные, ошибки и погрешности если говорить про ведение бухучета влекут нарушение удачного течения вашего бизнеса и материальные затраты.
1. Бухгалтерский аутсорсинг: кому он нужен в России
Аутсорсинг (out - внешний, source - источник) - способ оптимизации деятельности предприятий за счет сосредоточения усилий на основном предмете деятельности и передачи непрофильных функций и корпоративных ролей внешним специализированным компаниям.
Аутсорсинг позволяет повысить эффективность выполнения определенных функций предприятий в области информационных технологий, снабжения и поставок, обслуживания, финансов, обеспечения персоналом и даже производства. Практика аутсорсинга помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, ускорения адаптации к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения рисков. Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций, сконцентрироваться на тех, которые свойственны именно ей, на своей специфике. В отличие от субподряда, аутсорсинг - это стратегия управления компанией, а не просто вид партнерского взаимодействия, он предполагает определенную реструктуризацию внутрикорпоративных процессов и внешних отношений компании.
Производственный аутсорсинг позволяет компании, во-первых, сосредоточиться на разработке новых продуктов и услуг, что важно в условиях стремительно изменяющихся технологий и спроса для обеспечения конкурентного преимущества; во-вторых, увеличить гибкость производства - на небольших заводах проще заниматься перестройкой производственного процесса и диверсифицировать выпускаемую продукцию, и, наконец, использовать дополнительные преимущества от ведения бизнеса на рынках с дешевой рабочей силой.
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является необычайно динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост проявляет аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм - часть административных функций.
2. Преимущества и проблемы сотрудничества
Преимущества, получаемые пользователем услуг по внешнему ведению бухучета, можно условно разделить на 2 группы.
Первая группа - стандартные преимущества, присущие аутсорсингу любого вида деятельности. Они включают в себя уже упомянутую выше возможность для руководства не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.
Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг.
Однако основной выгодой являются возможность использовать чужой высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям. Компания, специализирующаяся на предоставлении определенных услуг, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала. Узкая специализация в предметной области позволяет ей обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемой ей на аутсорсинг функции, а благодаря выполнению однотипных операций для множества клиентов поставщик может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги.
Для того чтобы обеспечить такое же качество самостоятельно, заказчику необходимы значительные инвестиции в развитие персонала, оборудование, программное обеспечение - не стоит об этом забывать при оценке экономической эффективности перехода на аутсорсинг. Очень часто ошибочно эти компоненты затрат исключают из расчета и просто сравнивают стоимость услуг с затратами на содержание персонала, вовлеченного в передаваемый бизнес-процесс. Если принять во внимание все перечисленные выше факторы, чаша весов может склониться в пользу аутсорсинга. Если же сравнивать не просто цену, а смотреть на проблему с точки зрения «цена-качество», то бизнес-модель с использованием аутсорсинга становится предпочтительной.
Аутсорсинг может позволить компании воспользоваться ресурсами, доступ к которым в противном случае был бы невозможен, например, при расширении географии деятельности фирмы или при создании новой компании.
Вторая группа преимуществ специфична именно для аутсорсинга финансовой функции и заключается в переложении ответственности за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию. Возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность). Приобретая услуги по бухучету, клиент получает доступ к юридическим и налоговым ресурсам аудиторских компаний.
С чем же связан тот факт, что, несмотря на все перечисленные выше достоинства, аутсорсинг бизнес-процессов еще не очень распространен? Помимо того, что многие просто не знакомы с принципами аутсорсинга бизнес-процессов, есть и другие, более весомые причины. Компании боятся потерять контроль над ситуацией, избегают доверять посторонним коммерческие тайны. У таких опасений есть основания как в России, так и за рубежом, и решение лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг на основании его опыта и сложившейся репутации на рынке. Кого-то останавливают дополнительные расходы сил и средств на этапе перехода и чисто психологический барьер, связанный с передачей «своей» бухгалтерии в «чужие» руки.
В нашей стране есть и еще одна особенность ведения бизнеса: многие компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы то ни было открытости, так как зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный характер.
По словам Владимира Юдкина, генерального менеджера Московского представительства «Мэнпаур Инк.» и участника рабочей группы по разработке законодательства по применению «заемного труда» (лизинга персонала) Комитета по труду и социальной политике Госдумы РФ, росту на российском рынке аутсорсинга помогло бы наличие детально проработанной правовой базы. "У нас есть возможность взглянуть на аутсорсинг бизнес-процессов одновременно с двух сторон. С одной стороны, мы пользуемся услугами профессиональной бухгалтерской организации и выступаем в роли клиента, с другой - мы занимаемся лизингом персонала и предоставляем нашим клиентам офисный и производственный персонал. При организации аутсорсинга возникает треугольник «клиент - аутсорсинговая компания – сотрудник», и такая ситуация требует отражения в существующем законодательстве, прежде всего, законодательстве о труде.
Необходимо четко регламентировать права, обязанности и ответственность каждого из участников этого процесса в сфере управления производством, обеспечения охраны труда и техники безопасности, решения социальных вопросов. Существующее законодательство не дает четких ответов на многие практические вопросы, возникающие при предоставлении услуг такого рода. Подобная неопределенность усугубляет проблемы, связанные с преодолением психологического барьера со стороны наемного персонала при переводе их на работу в новую организацию. Решение данных вопросов - задача государственной важности. Новые технологии работы с персоналом приводят к повышению эффективности производства и повышению конкурентоспособности производимых в нашей стране товаров на мировых рынках».
Заключение
Аутсорсинг финансовой функции может быть интересен самому широкому кругу компаний, но при этом у разных компаний могут быть различные причины этого интереса. Например, нефтяная компания, имеющая дочерние подразделения в регионах. При этом каждая из «дочек» ведет учет и предоставляет отчетность по-своему, что затрудняет консолидацию отчетности и управление компанией.
Компания, оказывающая услуги по внешнему ведению бухгалтерского учета, обеспечит сбор и централизованную обработку информации по всем предприятиям группы.
Другим примером могут быть средние и малые предприятия, стремящиеся к построению прозрачных систем финансового учета, в том числе на основе МСФО, и к внедрению эффективного внутреннего контроля и управленческого учета, но при этом не имеющие в своем штате квалифицированный персонал. Поиск сотрудника, обладающего квалификацией и практическим опытом работы во всех требуемых областях - российском бухгалтерском и налоговом учете, МСФО, финансовом контроллинге, внутреннем аудите, управленческом учете и бюджетировании, может затянуться, да и стоимость такого сотрудника будет соответствующая.
В то же время профессиональные бухгалтерские организации имеют в своем составе специалистов с соответствующей квалификацией и могут их привлекать для одновременного участия в обслуживании ряда клиентов. Таким образом, каждый клиент оплачивает только часть времени каждого из специалистов, что снижает общую стоимость услуг для каждой отдельно взятой компании. Аутсорсинг финансовой службы может послужить стержнем централизации и стандартизации системы учета и отчетности.
Любая развивающаяся компания рано или поздно сталкивается с необходимостью реорганизации работы финансово-экономической службы. Сюда же относится и реорганизация бухгалтерии, отвечающей за полноту и качество предоставляемой внутренней и внешней информации. Если у руководителя его собственная бухгалтерия отнимает много времени, которое необходимо уделять основному предмету бизнеса, он либо должен начать досконально разбираться во всех тонкостях бухгалтерского учета, либо станет заложником бухгалтерии. Поэтому руководители обращаются к профессионалам, которые предоставляют услуги по ведению бухгалтерского учета.
Сегодня далеко не каждая компания может себе позволить иметь в штате опытного менеджера по персоналу - психолога, который бы смог идеально подобрать квалифицированный персонал, слаженно работающий в одной команде, например в бухгалтерии. Пользуясь услугами аутсорсинга финансовой функции, руководитель может быть уверен, что ему предоставят грамотных специалистов с накопленным опытом решения схожих проблем.
Первым преимуществом аутсорсинга является сокращение времени на пустые разговоры. С другой стороны, передавая финансовую функцию на аутсорсинг, ощущается высокое качество и надежность предоставляемых услуг. При принятии подобного решения важен также вопрос конфиденциальности полученной и предоставленной информации. Контракт на передачу финансовой функции означает, что те, кто его подписывают, отвечают за ее выполнение. Немаловажным является подобное решение и для акционеров, которые стремятся к тому, чтобы их компании становились открытыми. Стать действительно публичной для компании означает не только платить налоги, но и иметь доступ к кредитным ресурсам и инвестициям. В такой ситуации любому акционеру спокойнее знать, что в своем «портфеле» он имеет акции общества, где бухгалтерию ведет известная и, что очень важно, независимая компания.
Сейчас в России наметилась тенденция на уход от «серых» схем ведения бизнеса и деление бухгалтерии на теневую и официальную. Для компании, готовящейся к выходу на международный рынок капитала, использование независимой внешней бухгалтерии служит своего рода декларацией о намерениях построить прозрачную финансовую систему, и это, несомненно, является дополнительным аргументом в пользу компании в глазах иностранных инвесторов и партнеров.
Когда ваш бизнес работает, логично будет заниматься именно им, не отвлекаясь на решение вопросов бухгалтерского учета. Поэтому наилучший вариант — подобрать для себя действительно качественную аутсорсинговую компанию. Перед тем как это сделать, разумеется, нужно знать некоторые вводные по вопросу аутсорсинга, а их вы сможете без труда получить от нашего эксперта совершенно бесплатно. Просто оставьте заявку на бесплатную консультацию в форме ниже и эксперт нашей компании свяжется с вами!
