Частный бухгалтер или аутсорсинг: что лучше для вашего бизнеса

Все предприниматели после регистрации ООО или ИП сталкиваются с необходимостью ведения бухучета. Действующий бизнес также нуждается в качественном бухгалтерском обслуживании, поэтому многие организации рассматривают возможность перехода от работы с частным бухгалтером в пользу аутсорсинговой компании. Какая из этих форм сотрудничества выгодна и удобна для владельцев бизнеса, кому лучше доверить свои финансы и большой объем конфиденциальной информации, разберемся в статье.

Аутсорсинговая компания по бухгалтерскому учету или частный специалист: кого выбрать?

Работа с удаленным бухгалтером связана с определенными рисками:

• Отсутствие трудового договора, страховки и материальной ответственности. Некоторые специалисты по бухучету не используют договорную систему при оказании услуг. Они полагаются только на устные соглашения, а в качестве гарантий предоставляют рекомендации от прошлых клиентов. Не забывайте о том, что без письменного контракта затрудняется процесс разрешения споров и конфликтов между клиентом и исполнителем, в этом случае заказчик не застрахован от мошенничества и возможных ошибок.
• Недостаток отраслевой экспертизы. Частные специалисты обычно ограничены в своей специализации и, скорее всего, не предоставят все необходимые услуги для вашего бизнеса.
• Нет взаимозаменяемости специалистов. Ограниченная доступность. Удаленный бухгалтер не имеет помощников или иных сотрудников. Он не всегда может выполнить срочную или дополнительную работу, уходит в отпуск, берет больничный. Из-за этого у компании могут возникнуть сложности, особенно во время подготовки и сдачи налоговой отчетности, когда бизнесу нужен непрерывный рабочий процесс.
• Нарушение сроков по сдачи отчетности. Удаленный бухгалтер часто сотрудничает с несколькими клиентами, поэтому может нарушить другие дедлайны из-за высокой рабочей нагрузки или совершить ошибку в расчетах из-за невнимательности при больших объемах работы.
• Проблемы с масштабированием. В случае расширения бизнеса частному специалисту будет сложно справиться с нагрузкой без найма дополнительных сотрудников. Кроме этого, удаленный бухгалтер может не иметь доступа к специализированным ПО и базам данных, необходимым для анализа сложных финансовых операций.
• Риск утечки конфиденциальной информации и человеческий фактор. Некоторые бухгалтеры на удаленке отказываются делать кадровые документы, потому что это «не входит в обязанности бухгалтера» или не хотят ехать в налоговую, так как они «не курьеры». А гарантия конфиденциальности и сохранности ваших данных отсутствует полностью.

Преимущества аутсорсинговой компании перед удаленным бухгалтером

• Социальные гарантии, ответственность по официальному договору и страхование профессиональной деятельности. В договоре четко определены обязанности провайдера и зафиксированы сроки реализации услуг. Страховка профессиональной деятельности покрывает оплату штрафов и пеней, если они были начислены по вине провайдера.
• Взаимозаменяемость сотрудников и соблюдение сроков. Грамотная организация рабочего процесса, структурированный подход в решении задач, бухгалтеры всегда на связи. В крупных аутсорсинговых компаниях внутренние бизнес-процессы изначально настроены на удаленную работу, масштабируемость и взаимозаменяемость. Это четко выстроенная бизнес-модель оказания услуг, которая работает как часы. Почему? потому что провайдер несет ответственность за качество и сроки оказываемых услуг по договору. Любая ошибка или вовремя не сданная отчетность клиента может стоить очень дорого.
• Репутация, клиентоориентированность и постоянная работа над улучшением качества услуг. По словам некоторых экспертов, ключевое в этом бизнесе — это доверие. Аутсорсинговая компания всегда стремится к долгосрочному сотрудничеству, готова предоставить грамотные консультации, оказать дополнительные услуги (кадровый аутсорсинг, юридические услуги) и поддержать своих клиентов на всех этапах ведения бизнеса.
• Сохранение конфиденциальности. Аутсорсеры придерживаются строгой политики конфиденциальности, работают согласно ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
• Повышение квалификации и обучение сотрудников, привлечение специалистов с различной отраслевой экспертизой позволяет предоставлять клиентам более широкий спектр услуг и решений. Например, бухгалтерию для блогеров и маркетплейсов, а также бухучет для строительной, торговой и медицинской сферы.
• Снижение расходов. Аутсорсинговые компании предоставляют комплексное бухгалтерское обслуживание и часто предлагают акции и скидки для клиентов. Это позволяет бизнесу выгодно сократить затраты на бухгалтерские услуги без ущерба для их качества. Вы платите за реальный объем работы, который рассчитывается из фактических показателей – количества операций, количество сотрудников и т.д.

Очевидно, что компании, занимающиеся бухгалтерским сопровождением, в отличие от главного бухгалтера на удаленке, являются более надежным вариантом сотрудничества, так как при заключении договора сводятся к минимуму все финансовые риски и организационные неудобства, однако стоит упомянуть и недостатки.

Мифы о слабых сторонах аутсорсинговых компаний

• Сложная внутренняя структура: с клиентом работает не один человек, а целая команда. Но при этом основное контактное лицо для клиента — это всегда, как правило, один человек.
• Деятельность организаций по бухгалтерскому сопровождению строго регламентирована, поэтому клиенты не всегда получают «индивидуальный подход» в ведении бухучета. У частного бухгалтера меньше заказчиков и подстроиться под каждого проще. Люди привыкли, что бухгалтер всегда рядом, в соседнем кабинете, кажется, что до него быстрее и проще достучаться. Тем не менее со временем представление о роли бухгалтера в бизнесе меняется, об этом мы писали в статье «Теория поколений».
• Сложность выбора из-за большого количества предложений на рынке.

Существует мнение, что бухгалтерское сопровождение на аутсорсе дороже, чем услуги частного специалиста. Это не совсем так. Аутсорсинговые компании часто предлагают гибкие тарифные планы, которые могут меняться в зависимости от объема работы и конкретных задач, поставленных клиентом. Кроме того, необходимо учитывать возможные риски и финансовые потери при полном отсутствии финансовых гарантий со стороны удаленщика. Нужно помнить, что в конечном итоге всю ответственность за корректный бухучет несет генеральный директор. Бухгалтерское обслуживание позволяет предпринимателям сконцентрироваться на своих основных компетенциях и процессах, используя ресурсы и опыт внешних специалистов для непрофильных задач.

Как выбрать аутсорсинговую компанию

• Обратите внимание на опыт, численность сотрудников, наличие профессиональных сертификатов.
• Тщательно изучите договор: что именно входит в пакет предоставляемых услуг, зоны ответственности и сроки предоставления результатов работ.
• Спросите про техническую составляющую, например, какую платформу использует провайдер для обслуживания, наличие ИТ-специалистов в штате.
• Изучите рейтинг компании, запросите рекомендательные письма от клиентов и почитайте отзывы.

О том, как правильно перейти на бухгалтерское сопровождение, мы писали в статье. Отнеситесь к выбору специалиста ответственно, чтобы в дальнейшем не пришлось восстанавливать бухучет и испытывать проблемы с налоговой службой.

Какие задачи можно передать на аутсорсинг:

• Бухгалтерский учет и налогообложение.
• Финансы и бюджетирование.
• Кадровый учет и расчет заработной платы.
• Юридическое сопровождение и консультации.

Остались вопросы? Напишите нам! Мы занимаем 2-е место в рэнкинге RAEX в области аутсорсинга учетных функций по бухгалтерскому и налоговому учету (по итогам 2022 года). Рекомендательные письма смотрите здесь