Внеплановая проверка трудовой инспекции — самая неожиданная и неприятная. Ошибки в документах, найденные инспектором по труду, обойдутся работодателю дорого. В самом плохом случае организацию могут закрыть. Если директор нарушил трудовое законодательство, то ему грозит штраф до 100 000 рублей. При выявлении различных нарушений в сфере охраны труда до 130 000 рублей за каждого работника. Согласитесь, что это немаленькие суммы, особенно для среднего и малого бизнеса.
В каких случаях проводят внеплановые проверки?
Распространенная причина — обращение в государственную инспекцию труда от работающих или уволенных сотрудников. Для того чтобы подать жалобу на работодателя не нужно никуда ехать. Можно зайти на сайт Роструда РФ и заполнить соответствующую форму, но анонимные заявления не принимаются. Спровоцировать проверку могут ваши конкуренты по бизнесу такие случаи совсем не редкость. Кроме этого, инспекторы получают информацию для проверок от органов государственной власти или из СМИ.
Проведение внеплановой выездной проверки из-за жалоб сотрудников в соответствии со статьей 360 Трудового кодекса (ТК) России происходит без предварительного уведомления работодателя.
Из-за чего может прийти проверяющий?
- Работодатель сильно задерживает зарплату или перестал платить.
- Не дает отпуск.
- Провоцирует уволиться по собственному желанию, даже если работник не хочет этого делать.
- Оклад ниже МРОТ.
- Несоблюдение техники безопасности.
- Не оплачивается внеурочная работа, при увольнении отсутствует полный расчет.
- Руководитель экономит на страховых взносах и НДФЛ. Выдает зарплату «в конверте», сотрудники работают без трудового договора.
Инспекция обязана уведомить организацию о предстоящем визите за сутки, если приходит проконтролировать исполнение предписаний, которые нужно было исправить. Помните, что устранять все выявленные нарушения работодатель должен точно в срок.
Нужно знать!
Если в распоряжении указан неправильный юридический адрес организации или есть ошибка в названии, то предприниматель вправе отказать в проверке.
При поступлении жалобы на компанию от конкретного сотрудника, представитель Роструда попросит показать:
- Учредительные документы, информационное письмо об учете в ЕГРПО.
- Приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры, штатное расписание.
- Больничные, расчетные листы, графики отпусков, должностные инструкции, личные дела сотрудников, табель учета рабочего времени и многое другое.
Список меняется в зависимости от предмета обращения.
Новая информация!
Обратите внимание, что в 2022 году плановые проверки трудовой инспекции отменены в связи с постановлением Правительства от 10.03.2022 года № 336. Это сделано для того, чтобы уменьшить нагрузку на бизнес в условиях санкций. Стоит отметить, что мораторий введен не на все проверки. Внеплановые проверки работодателей возможны, если они согласованы с прокуратурой.
В этом году трудовые инспекторы стали чаще приходить с профилактическим визитом, от него проверяемая компания не вправе отказаться. Цель таких посещений — это проведение консультаций работодателям, предупреждение производственных рисков, контроль за соблюдением трудовых прав сотрудников. Инспектор разъясняет руководителю действующие нормы трудового законодательства, составляет рекомендации по улучшению ситуации в трудовой сфере, если это требуется.
Сайт Генпрокуратуры публикует информацию о плановых проверках еще до начала года. Также есть специальные проверочные листы, которые можно заполнить онлайн и пройти специальный тест. После этого будет сформирован проверочный акт, в котором прописаны предупреждения и советы, что нужно исправить перед проверкой.
План проверок ежегодно публикует Роструд. Обычно инспекторы приходят спустя 3 года после открытия предпринимательской деятельности, государственной регистрации и предыдущего визита. Инспектор должен сообщить о своем приходе за три рабочих дня.
Периодичность визитов зависит от того, какая категория риска присвоена компании. Тщательнее и чаще проверяют организации с высоким уровнем. Напишите запрос в произвольной форме в трудовую инспекцию, в течение 15 дней вам отправят ответ с указанием категории.
Какие права есть у работодателя при выездной проверке?
Внимательно посмотрите на удостоверение инспектора и прочих экспертов. Изучите список документов, запрос, приказ. Если в последнем четко прописано о причинах проверки, кто ее проводит, что будет делать — тогда все хорошо.
Предоставьте информацию, которая потребуется. Позовите менеджеров, руководителей подразделений, подробно отвечайте на вопросы, давайте пояснения. Не мешайте ревизорам делать свою работу, покажите оборудование и территорию предприятия. Если представитель трудовой инспекции захочет забрать некоторые товары на экспертизу, не препятствуйте этому.
Контролируйте, не нарушены ли сроки проведения проверки. Выездная проверка продолжается 10 рабочих дней — это максимальный срок. Если ее нужно продлить, то инспектор должен подписать это решение за три дня до окончания проверки, затем вручить вам копию документа.
Не оплачивайте экспертизу. Они проводятся за счет государства. За проведение проверки также запрещено брать деньги. Если это случилось, на сайте «Госуслуги» можно оставить жалобу.
Вы вправе привлечь к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей.
ВАЖНО!
Внимательно изучите заключение инспектора. Правильно ли указаны пункты нормативных актов, статьи законов, которые были не соблюдены, верно ли зафиксирована информация о нарушениях. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается проверяющим и руководителем организации. Все справки, протоколы и пояснения должны быть прикреплены. Если требуются результаты экспертизы, то акт составляется в течение трех дней после окончания проверки. Если работодатель не согласен с действиями инспектора, то это нужно указать в документе.
Как продлить срок предписания?
Отправьте в Роструд все необходимые документы и материалы, которые доказывают, что вы уже работайте в этом направлении, но вам требуется чуть-чуть больше времени, чтобы исправить все нарушения. Документы нужно предоставить за 5 дней до окончания срока предписания. В течение трех дней Роструд даст ответ — увеличить срок или нет.
Можно ли обжаловать акт проверки?
Да, это возможно. Рассмотрим подробно алгоритм действий:
1. Сначала необходимо подать досудебную жалобу. В ней следует указать наименование инспекции, которая провела проверку и выдала соответствующее предписание.
2. Внесите данные о своей компании: адрес, реквизиты, название организации, Ф. И. О. работодателя. Напишите подробно и понятно, что именно вы хотите обжаловать: решение полностью или только отдельные пункты. Приложите документы, которые доказывают вашу правоту.
3. Оформите жалобу через: «Гослуслуги», «Онлайнинспекция.рф» или напишите электронное/бумажное письмо трудовой инспекции. Сделайте это в течение 15 календарных дней с того момента, когда был выписан акт. В среднем трудовые инспекторы анализируют обращение около 20 рабочих дней. Имейте в виду, что вас могут попросить прислать дополнительные документы.
4. После рассмотрения возражений акт проверки может быть изменен частично или отменен. Если Роструд не изменил свое решение, то работодателю следует обращаться в суд.
Как заранее подготовиться к проверке и избежать штрафов?
Это невозможно сделать за один день. Заниматься охраной труда нужно систематически: проводить аудиты, инструктажи, оценку условий труда, а также медосмотры, если это необходимо в рамках вашего предприятия.
Вводный инструктаж нужен всем новым сотрудникам при заключении трудового договора. Зафиксируйте дату, время, результат инструктажа в журнале. Попросите работников поставить свою подпись и подтвердить, что они его прослушали. Если это правило будет соблюдено, то инспектор не оштрафует компанию.
Проводите специальную оценку условий труда хотя бы раз в 5 лет. Этим занимаются организации, аккредитованные министерством труда. Они посещают компанию и смотрят на условия работы. Фиксируют те вредные факторы, которые негативно влияют на здоровье людей. Например: шум, пыль, плохое освещение. Эксперт отражает все данные в отчете, работодатель подает декларацию в Роструд, затем показывает сотрудникам результаты проверки рабочих мест под подпись.
Медосмотры. Если деятельность вашей организации предусматривает обязательные, предварительные и периодические медицинские осмотры, то не стоит ими пренебрегать. Работники должны проходить необходимые процедуры в соответствии со всеми правилами. В противном случае вас могут оштрафовать.
Сейчас многие компании стремятся передать расчет заработной платы и ведение кадрового делопроизводства профессиональным аутсорсинговым компаниям. В зависимости от размера организации целесообразно передавать на аутсорсинг как полное ведение функции кадрового производства («под ключ»), так и отдельные участки кадрового учета и расчета заработной платы. Наши консультанты проведут для вас кадровый аудит, а также анализ учетных процессов для формирования наиболее оптимального предложения по соотношению «цена-качество».