Электронный документооборот (ЭДО): преимущества, возможности и выгоды для вашей организации

Электронный документооборот в организации оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы. С его помощью можно согласовать, подписать и отправить договор контрагенту всего за несколько секунд. Интеграция ЭДО также уменьшает затраты на печать, хранение, транспортировку бумаг и структурирует документы. Какие еще преимущества получают предприятия после внедрения электронного документооборота, расскажем далее.

Важность электронного документооборота для организаций

Электронный документооборот — действенный инструмент для повышения эффективности работы в компании. Это система управления документами, которая переводит их в цифровой формат и позволяет взаимодействовать с ними на компьютере или другом устройстве.

Его основные функции:

• Улучшение контроля и безопасности, снижение рисков потери или кражи документов.
• Гибкость и масштабируемость. Данную систему легко настроить и адаптировать под нужды конкретной организации.
• Автоматизация процессов, простая интеграция с другими системами и удобство использования.
• Сокращение издержек на приобретение расходных материалов и копировальной техники, снижение расходов на оплату курьерской доставки и почтовой службы.
• Экономия времени на обработку документов. После внедрения ЭДО сотрудники могут сосредоточиться на более значимых задачах и не заниматься рутинными операциями.

Основные преимущества ЭДО

1. Улучшение отчетности и аудита. ЭДО упрощает процесс сбора и анализа данных, что важно для проведения внутреннего аудита и подготовки отчетов.
2. Лояльность контрагентов. Многие крупные компании предпочитают работать только с теми организациями, которые используют современные технологии и могут обеспечить удобный и быстрый обмен данными.
3. Снижение влияния человеческого фактора. Минимизация ошибок.
4. Защита от подделки. Использование усиленной электронной подписи.

Важно!

Для электронного документооборота используются различные виды электронных подписей, в зависимости от требований к безопасности и юридической значимости документов.

Электронная подпись и ее виды

Простая электронная подпись. Это пароль или набор символов для идентификации пользователя. Такая ЭП используется для подтверждения авторства документа, но не обеспечивает его целостности и безопасности.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Гарантирует большую степень безопасности, чем простая ЭП. УНЭП состоит из ключа подписи и ключа проверки. Из минусов — возможны проблемы с ее сертификацией, и она не всегда признается юридически.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Самый безопасный и юридически значимый вид ЭП. УКЭП создается с использованием криптографических методов и сертифицированных средств. Такие подписи используются для подписания важных документов, таких как: контракты, налоговые декларации и т.д.

Облачные электронные подписи позволяют пользователям получать доступ к своим подписям через интернет. Они очень удобны, так как не требуют установки специального ПО на компьютере. Системы электронного документооборота выполняют множество функций:

• Создание, редактирование и хранение документов.
• Быстрый обмен актуальной информацией.
• ЭДО сохраняет историю изменений каждого документа. Вы можете отслеживать все модификации и восстанавливать предыдущие версии.
• Многие системы электронного ЭДО предлагают инструменты для анализа данных и составления отчетов.

Что нужно сделать для успешного внедрения электронного документооборота?

Для того чтобы избежать проблем и ошибок, эксперты советуют не торопиться и интегрировать систему постепенно. Пользователи должны получать своевременную поддержку и после внедрения ЭДО для быстрой и эффективной работы с новыми инструментами.

Этапы перехода на ЭДО

• Анализ действующего регламента работы с документацией.
• Разработка стратегии перехода. Определение целей и задач автоматизации.
• Выбор системы ЭДО, которая соответствует потребностям компании.
• Обучение сотрудников.
• Техническая подготовка, настройка процессов и регламентов работы с ЭДО.
• Поддержка, развитие и контроль процессов. Мониторинг и анализ результатов перехода на электронный документооборот, корректировка процессов при необходимости.

Информаудитсервис сопровождает своих клиентов при подключении к электронному документообороту. Мы предоставляем полный комплекс услуг по внедрению, настройке и интеграции систем. Специалисты ИАС разрабатывают регламенты и инструкции по работе с ЭДО, а также обеспечивают техническую поддержку на всех этапах его использования.