Электронные счета-фактуры: новые правила работы с 1 октября 2025 года

С 1 октября 2025 года бизнес ждут важные изменения в электронном документообороте.Компаниям и ИП предстоит перейти на новый порядок обмена счетами-фактурами и другими документами в цифровом формате. Уже сейчас эксперты рекомендуют начать готовиться к этому переходу.

Главная цель нововведений — сделать обмен электронными документами проще и быстрее. Это сократит время на обработку ЭДО и упростит взаимодействие между контрагентами.

Расскажем подробнее, какие правила поменяются и как это отразится на работе компаний

Сейчас, когда покупатель получает электронный счёт-фактуру, он должен:

• Создать электронную расписку о получении (извещение).

• Подписать её своей цифровой подписью.

• Отправить своему оператору электронного документооборота.

Далее процесс выглядит так:

• Оператор покупателя отмечает дату получения расписки.

• В течение следующего рабочего дня пересылает её оператору продавца.

• Оператор продавца также фиксирует дату получения.

• И в течение следующего дня передаёт расписку самому продавцу.

Такие правила прописаны в официальных документах Минфина (Приказ от 05.02.2021 № 14н).

Система работает как электронная почта с уведомлением о прочтении, где все этапы доставки подтверждаются и фиксируются.

Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, покупатель направляет продавцу электронное уведомление об уточнении (УоУ), которое также требует подписания электронной подписью и подтверждения даты получения. Процесс передачи таких уведомлений между операторами ЭДО полностью аналогичен процедуре с извещениями о получении и занимает столько же времени — каждый этап передачи между операторами и контрагентами требует до одного рабочего дня. Таким образом, даже без учёта выходных и праздников процедура направления и подтверждения документов может занимать несколько дней, а в случае возникновения задержек — неделю или более.

Что изменится:

Вместо сложной системы извещений и уведомлений компании перейдут на универсальные сообщения.

 Главные преимущества нововведения:

• Не нужно подтверждать даты отправки и получения

• Не требуется обязательная электронная подпись

• Процесс станет значительно быстрее и проще

Теперь компании смогут моментально отправлять универсальные сообщения через операторов ЭДО сразу после получения счетов-фактур. Это в разы ускорит документооборот и снизит административную нагрузку.