Какие требования предъявляются к первичным документам для налогового учёта?

Первичные учётные документы, используемые для налоговых целей, должны соответствовать требованиям НК РФ и Федеральному закону «О бухгалтерском учёте». Согласно п. 1 ст. 252, расходы для учёта прибыли должны быть:

• обоснованными;
• подтверждёнными документами;
• связанными с получением дохода.

В письме от 28.08.2024 № 03-03-06/1/81273 Министерство финансов указывает, что документально подтверждённые расходы — это затраты, подтверждённые соответствующими документами, которые:

• оформлены по законодательству РФ;
• оформлены по обычаям делового оборота, который применяется иностранным государством, на территории которого осуществлялись расходы.

Также это могут быть документы, косвенно подтверждающие расходы:

• таможенная декларация;
• приказ о командировке;
• проездной документ;
• отчет о выполненной работе в соответствии с договором;
• банковские выписки;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• транспортные и товарные накладные;
• бланки строгой отчетности (БСО);
• документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, если они подтверждают аренду, субаренду или услуги связи.

Что касается чеков, то они должны содержать все необходимые реквизиты, указанные в статье 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Сопроводительный документ к чекам не обязателен, но может быть полезным для подтверждения расходов. Акт о выполнении работ и счёт-фактура также могут служить косвенными документами, подтверждающими расходы.

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учётным документом, который может быть создан на бумаге или в электронной форме с использованием электронной подписи.

Обязательные реквизиты первичного учётного документа определены в п. 2 ст. 9 Фед. закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». На этом основании Минфин сделал вывод, что первичный учётный документ должен также соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ.