Составляем путевые листы по-новому: инструкция для бухгалтера

Игорь Гомзиков, аудитор «Информаудитсервис», подробно объясняет, как не сделать ошибок в новой форме и в порядке сдачи путевых листов. 

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, который, в свою очередь, внес поправки в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2017 № 152«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее Приказ № 152). Все изменения распространяются на путевые листы, оформленные после 25.02.2017. 
Новая процедура составления путевых листов обязаны применять юр. лица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. 

Изменение № 1 

В заголовочной части путевого листа организации и индивидуальные предприниматели теперь вправе не проставлять свою печать или штамп (п. 12 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152). 

Изменение № 2

Организации и ИП на путевом листе в дополнение к отметке о медосмотре должны сделать отметку о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (с указанием даты и времени проведения). Такая отметка проставляется или контролером технического состояния автотранспортных средств, или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта и заверяется его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 16.1 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152). 

Обязательные реквизиты путевого листа 

Обязательные реквизиты путевого листа не изменились. 

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нем необходимо указать следующие реквизиты (п. 3 разд. II Приказа № 152): 

• наименование и номер; 
• сведения о сроке действия; 
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; 
• сведения о транспортном средстве; 
• сведения о водителе. 

В сведения о сроке действия нужно включить дату (число, месяц, год), в течение которой можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней, но не более чем на месяц (п. 10 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152) — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован. 

В строке о собственнике транспортного средства нужно указать: 

• для юр. лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; 
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона. 
• В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве: 
• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.); 
• модель транспортного средства (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.); 
• государственный регистрационный знак транспортного средства; 
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); 
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда обратно. 

Информация о водителе должна содержать: 
• фамилию, имя, отчество водителя; 
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. 

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). Данный закон, так же как и Приказ Минтранса № 152, к обязательным реквизитам относит «Наименование документа». 

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ: 

• наименование документа; 
• дата составления документа; 
• наименование экономического субъекта, составившего документ; 
• содержание факта хозяйственной жизни; 
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты путевого листа 
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 8 разд. II Приказа № 152). 
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть: 

• нормативный расход топлива; 
• экономия топлива в сравнении с нормативным расходом; 
• перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом. 

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа. 
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего. 
Кроме всех перечисленных выше реквизитов, в путевом листе нужно указать дату и время показаний одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно. Дата и время проставляются уполномоченными лицами, назначенными решением руководителя предприятия/ИП, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда ИП совмещает обязанности руководителя и водителя. 

Также необходимо поставить штамп и подпись медицинского работника, проводившего соответствующий медицинский осмотр водителя, с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 разд. III Приказа № 152). 

Форма путевого листа и порядок учета 

Формы первичных учетных документов в коммерческой организации определяются руководителем. Формы первичных учетных документов организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). 
Применение разработанной в организации формы путевого листа необходимо утвердить учетной политикой. Требования к формированию учетной политики закреплены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) — учетная политика формируется главным бухгалтером или иным лицом, ведущим бухгалтерский учет в организации, на основе данного ПБУ и утверждается руководителем организации. 
Организациям следует разработать форму путевого листа с учетом изложенных требований и утвердить ее применение учетной политикой. 
Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 17 Приказа Минтранса № 152 собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. 

Пример заполнения путевого листа. 

Нормы расхода топлива 

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“». 
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. 
На основании указанных Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств. 
Следует отметить, что НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Вместе с тем применение данных норм позволит организациям подтвердить экономическую оправданность произведенных расходов в случае разногласий с налоговым органом (ст. 252 НК РФ). 

Текст опубликован в журнале «Я-Бухгалтер»