Российским специалистам, работающим в международных компаниях и оказывающимся таким образом на стыке двух бизнес-культур, скорее всего, придется столкнуться с определенными, порой «странными», подходами к ведению дел со стороны своих иностранных коллег из топ-менеджмента. И дело здесь не только в разнице менталитетов. Существует ряд положений на стыке корпоративной культуры, права и документооборота, которые важно иметь в виду, работая в международной компании в России.
Юрисконсульт «Информаудитсервиса» Анжелика Годжало рассказывает о некоторых из них.
Электронный документ — официальный или нет?
В нормах деловой переписки и судебного права ряда западных стран считается приемлемым вести переписку, выставляя счета и официальные запросы с прикреплением отсканированных копий. Предоставление отсканированных копий документов или писем, пришедших на домены компаний, может являться подтверждением в случае разногласий между сторонами в зарубежных арбитражных судах.В российских реалиях дела обстоят иначе, хотя стоит отметить, что некоторые иностранные компании пытаются применить практику уменьшения бумажного документооборота, в том числе в рамках программ Ecosafety. Арбитражный суд, скорее всего, вынесет негативное решение по делу, если в качестве доказательства получит электронные письма или отсканированные копии документов.
В России, как вы знаете, простые отсканированные копии не являются официальными документами, а переписка по электронной почте — надлежащим и достаточным подтверждением фактов. В договоре может быть прописана возможность направления некоторых документов на электронный ящик, но в основном это рабочая документация, подтверждающая процесс выполнения работ и/или оказания услуг как внешними контрагентами, так и сотрудниками внутри компании. Ознакомление с большинством кадровых документов сотрудники должны подтверждать личной подписью. Что касается документов, поступивших по электронным каналам связи, то они должны быть завизированы ЭЦП. Либо возможность электронного документооборота должна быть закреплена в договоре.
Русский или иностранный? На каком языке вести деловую переписку
В российском законодательстве закреплены нормы, согласно которым вся официальная документация, трудовые распоряжения, служебные записки, отчеты и заявления должны доводиться до сотрудников российских компаний на русском языке .Как же обстоят дела в иностранных компаниях в России? Как правило, в международных компаниях языком делового общения между сотрудниками является не русский, а корпоративный иностранный язык. Чаще всего это английский, немецкий или французский или язык, на котором общаются между собой иностранные топ-менеджеры компании. Это происходит как на внутренних деловых встречах, так и при общении в корпоративной почте. Часть локальных нормативных актов также составлена на иностранном языке (без перевода на русский). При этом обязательство по их соблюдению указано в трудовых договорах (так же как и обязательство сотрудника владеть иностранным языком). Такое положение дел, как мы видим, является грубым нарушением законодательства РФ.
Опишем классический судебный прецедент, демонстрирующий ошибку работодателя. Сотрудница крупной международной компании получила от руководства письмо с претензией к качеству ее работы и указанием на факты нарушения корпоративной этики. Также она получила задание от начальника, которое он требовал исполнить для исправления сложившейся ситуации. Сообщения были отправлены по корпоративной электронной почте на иностранном (не русском) языке. Сотрудница компании никак не отреагировала на данные сообщения, поэтому через некоторое время ее уволили, ссылаясь на данные письма. Обратившись в суд, девушка не только восстановилась на работе, но и получила материальную компенсацию от работодателя. Ведь согласно российскому законодательству руководство должно доводить до сотрудников подобную информацию исключительно на русском языке.
Подать документы и зарегистрировать представительство вовремя
В России, чтобы открыть представительство своей компании, иностранный гражданин должен собрать объемный пакет документов, каждый со своим «сроком действия», сделать апостиль и подать эти документы в определенный государственный орган. Важно помнить, что все собранные документы должны быть действующими не только на момент подачи, но и на момент их рассмотрения контролирующими органами.
Каждый орган, предоставляющий услуги в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», принимает соответствующий Административный регламент, в котором прописывается процедура с точными периодами рассмотрения документов.
Такая процедура подачи документов может показаться странной и запутанной иностранным предпринимателям, которые сами занимаются регистрацией представительства своей компании. Мы сталкивались с ситуацией, когда иностранный бизнесмен, который собрал все документы заранее, оплатил апостиль и госпошлину и подал «действующие» документы, получил отказ в регистрации и очень удивился. Оказалось, срок действия документов истек к моменту их рассмотрения. Предпринимателю пришлось еще раз проходить всю процедуру подачи документов.
Ответственность за охрану труда — какую политику брать за основу?
Когда иностранная компания приходит на российский рынок, чаще всего она уже имеет собственную разработанную политику по охране труда. Международные стандарты, например OHSAS, в этой области значительно жестче, чем в Российской Федерации, поэтому в большинстве крупных иностранных компаний ограничиваются переводом на русский язык уже имеющихся политик и используют их в российских юридических лицах. К сожалению, эти усилия могут оказаться напрасными, так как документы о промышленной безопасности и охране труда часто не соответствуют российским нормам. Чаще всего несоответствия касаются вопросов определения ответственности за охрану труда и порядка действий при возникновении несчастных случаев на производстве. Таким образом, даже более жёсткая иностранная политика должна быть доработана с учетом требований законодательства РФ.Также важно помнить, что ряд политик, принятых и используемых за рубежом, в принципе не соответствует нормам законодательства РФ и не может быть применён в России. Классический пример — правила дресс-кода, которые в России носят только рекомендательный характер и их нарушение не может являться основанием для применения мер дисциплинарного характера (в том числе для увольнения) сотрудника.
Очевидно, что различия в принципах ведения бизнеса в России и за рубежом есть и, работая в иностранной компании, многое нужно принимать во внимание, во многом разбираться, некоторые нюансы придется научиться просто принимать, при это помня о нормах российского законодательства. С другой стороны, в России многое стремительно меняется, на арену выходит новое поколение с новым подходом к жизни и работе, появляется все больше масштабных стратегических проектов в сфере экономики, науки, бизнеса, в которых мы стремимся применять лучшие мировое практики. Все больше российских компаний работают с учетом международных стандартов качества. В этой связи нужно быть готовым к новым стандартам и нормам, которые в дальнейшем могут быть закреплены на законодательном уровне.
Опубликовано на Rusbase
*Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».