10 полезных сервисов по проверке контрагента

В практике финансового управления нередки случаи, когда бухгалтерская отчетность показывает стабильность, в то время как компания испытывает острую нехватку оборотных средств. Это происходит из-за фрагментарности учетной системы: разрозненных процессов учета, неточной оценки складских запасов и несогласованности между различными подразделениями и бухгалтерией. В таких условиях даже опытный бухгалтер не способен предоставить руководителю достоверную информацию о реальных расходах компании. Отсутствие четкой системы учета ведет к операционным сложностям, финансовым потерям и утрате доверия партнеров. Поэтому пренебрегать Ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) «О бухгалтерском учете» («Организация ведения бухгалтерского учета») не стоит.

Многие предприниматели до сих пор рассматривают бухгалтерию лишь как обязательную формальность для сдачи отчетности в государственные органы. Однако такой подход можно назвать ограниченным. Правильно организованный бухучёт становится мощным инструментом в управлении бизнесом. Он предоставляет руководителю полную информацию о состоянии компании, позволяет эффективно планировать деятельность, выявлять слабые места и усиливать наиболее прибыльные направления. Главное — правильно настроить учет и внедрить корректный подход к анализу данных.

Пренебрежительное отношение к бухгалтерскому учету становится серьезным барьером для развития бизнеса, увеличивает риски при проверках контролирующих органов и лишает компанию ключевых инструментов для принятия обоснованных управленческих решений.

Почему важен системный подход

Рассмотрим бухгалтерский учет в управляющей компании: когда он ведется бессистемно — отсутствует единый стандарт документооборота, а филиалы используют разные подходы (одни внедряют современные программные решения, другие продолжают работать по устаревшим методикам), это создает значительные сложности для головного офиса при подготовке сводной отчетности.

Такая несогласованность приводит к существенным искажениям в данных. Руководители не могут получить достоверную информацию ни по одним из ключевых показателей: затраты на логистику остаются неясными, а товарные остатки на складах демонстрируют противоречивую картину – от критических недостач до необоснованных излишков. Все это не дает руководителю объективную картину.

Системный подход в управлении компанией предполагает создание единой системы правил, регламентирующих все ключевые бизнес-процессы:

• Стандартизацию документооборота.
• Унифицированный учет различных видов доходов и расходов.
• Четкую систему сбора и хранения данных в общей базе.

Внедрение стандартов обеспечивает высокий уровень организованности и предсказуемости рабочих процессов. Каждый сотрудник финансового отдела точно знает, какие данные необходимы для закрытия отчетного периода и где найти соответствующие подтверждающие документы. В результате итоговые данные становятся более надежными, а значит, на их основе можно строить аналитику и принимать решения. Также снижается риск значительных ошибок, сокращается время на поиск документов, а аудиторы гораздо реже фиксируют замечания. Кроме того, повышается прозрачность процессов, что способствует укреплению доверия со стороны партнеров и инвесторов.

Для этого важно интегрировать бухгалтерию в общую систему управления компанией на постоянной основе, а не только в конце квартала, когда требуется подготовка отчетности.

Бухучет — это не только отчеты для налоговой

Нередко можно услышать мнение, что если компания соблюдает все нормативные требования и инспекция не выявляет нарушений, это свидетельствует о том, что бухгалтерский учет ведется в полном соответствии с установленными правилами. Однако на практике для эффективной работы предприятия этого недостаточно. Налогоплательщик обязан вести учет доходов и расходов, а также предоставлять отчетность в установленные сроки. Несвоевременное отражение данных в учете и задержка отчетности искажают финансовые показатели и затрудняют анализ ликвидности компании.

Эффективная организация бухгалтерского учета на предприятии позволяет успешно решать множество внутренних задач, что напрямую способствует повышению эффективности бизнеса, например:

• Выявлять направления, на которых компания превышает допустимые расходы и находить возможности для оптимизации затрат.
• Следить за состоянием дебиторской задолженности, чтобы предотвратить кассовые разрывы и минимизировать риски нехватки средств.
• Понимать структуру себестоимости и прогнозировать, как меняются показатели маржинальности по разным направлениям деятельности.
• Эффективно планировать закупки, опираясь на актуальные данные о складских остатках, избегать избыточного накопления нереализованных товаров, а также критического дефицита продукции.

Тщательный подход к системе учета позволяет руководству своевременно выявлять проблемы. Например, в нашей практике встречались ситуации, когда прибыль клиента была отражена в отчетности, но реальных денежных средств на счетах не хватало. При детальном анализе обнаружилось, что не все операционные расходы были учтены, их распределение по периодам выполнено некорректно, а значительные затраты возникли уже постфактум.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Подобные ситуации не всегда критичны, но они существенно затрудняют понимание реального финансового состояния компании. Когда все операции оперативно отражаются в соответствующих статьях учета, процесс планирования становится значительно эффективнее. Интеграция всех процессов в единую систему и налаженное взаимодействие с бухгалтерией позволяют принимать более взвешенные решения: своевременно исключать нерентабельные позиции и формировать точные прогнозы закупок.

Какие функции бухучета лучше отдать на аутсорсинг?

При оптимизации учета у предпринимателей возникает вопрос о передаче некоторых функций сторонним организациям называемым аутсорсинговыми. Универсального решения здесь нет, однако есть проверенные практикой рекомендации. Если компания сталкивается с большим объемом однотипных операций или периодически нуждается в узкоспециализированных экспертах, а внутри штата нет смысла держать такого сотрудника на постоянной основе, то аутсорсинг может стать выгодным решением.

В связи с этим целесообразно передать на аутсорсинг следующие направления бухгалтерского учета:

• Первичная документация. В некоторых организациях наблюдается значительный объем однотипных операций: розничные продажи, закупки товаров или расчеты с многочисленными поставщиками. Содержать крупный штат бухгалтеров для обработки таких документов не всегда экономически оправдано. Внешний консультант может взять на себя этот рутинный блок работы при условии, что хорошо разбирается в специфике бизнеса, гарантирует надежное хранение и конфиденциальность данных.
• Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. В компаниях со сложными системами мотивации или большим количеством филиалов целесообразно делегировать эту задачу сторонней организации, специализирующейся, в том числе, на кадровом учете. Это позволит снизить объем бумажной работы и повысить эффективность процессов.
• Налоговый учет и отчетность. Формирование и подача деклараций по НДС, налогу на прибыль, страховым взносам и другим обязательным платежам. Подготовка расчетов по авансовым платежам. Контроль за соблюдением налогового законодательства.
• Управление кадровыми процессами и начисление заработной платы. Ведение табеля учета рабочего времени. Подготовка и подача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ). Оформление и сопровождение кадровой документации.
• Ведение отчетности по международным стандартам (МСФО). Если компания сотрудничает с иностранными партнерами или планирует привлечение инвестиций, возникает необходимость в подготовке отчетности по МСФО. Как правило, эту функцию выполняют сторонние специалисты, так как в штате может не оказаться сотрудника с соответствующими компетенциями.
• Восстановление бухгалтерского учета. Если учет осуществлялся с ошибками или фрагментарно, аутсорсинговые компании помогают восстановить данные, пересчитать налоги и избежать штрафов.
• Взаимодействие с проверяющими органами. Подготовка документации для налоговых органов, сопровождение в ходе камеральных и выездных проверок, урегулирование споров с налоговыми инспекциями.

Как использовать данные бухгалтерского учета для создания аналитических отчетов

Нередко встречаются ситуации, когда бухгалтерия успешно справляется с подготовкой отчетов, но топ-менеджмент не использует эти данные для стратегического планирования. Основная причина — отсутствие эффективного взаимодействия между сторонами. Руководству нужны понятные и структурированные данные, а бухгалтеры зачастую предоставляют лишь формальные таблицы. Чтобы устранить этот нюанс, необходимо наладить постоянный обмен информацией:

• Проводить регулярные встречи для обсуждения ключевых показателей и анализа причин отклонений.
• Разработать форматы отчетов, где ключевые данные сопровождаются четкими пояснениями.
• Совместно прорабатывать планы, привлекая финансистов для учета новых инициатив в расчетах, а также автоматизировать отчетность с использованием OLAP-кубов и BI-решений.

Грамотный главный бухгалтер или финансовый директор часто становятся незаменимыми помощниками руководителя, так как именно они выявляют зоны потери эффективности бизнеса и скрытые резервы для увеличения прибыли. Также важно вовлекать в диалог с бухгалтерией отделы продаж, производства и логистики, чтобы отчеты максимально точно отражали реальные бизнес-процессы.

Единый подход к бухгалтерскому учету создает общую платформу для коммуникации всех участников бизнес-процессов. Когда учетные данные становятся понятными и доступными для всех отделов, они превращаются из формальной отчетности в успешный инструмент управления.

Когда необходимо изменить подход к организации бухгалтерского учета

Некоторые руководители считают, что отсутствие жалоб и штрафов свидетельствует об исправной работе системы учета, и не видят необходимости в ее изменении. Однако существует ряд тревожных сигналов, указывающих на необходимость модернизации бухучета и связанной с ним аналитики:

Несвоевременная подготовка отчетности
Руководство не получает актуальную информацию в срок. Это может быть связано с большим количеством операций, выполняемых вручную, которые стоит автоматизировать или организовать аутсорсинг бухгалтерского учета.

Неожиданные кассовые разрывы
При видимой прибыльности возникают задержки платежей, что указывает на отсутствие эффективного контроля за движением средств.

Проблемы с поиском документов
Когда требуется найти акт или счет, сотрудники тратят много времени на поиски в архивах. Это признак того, что документооборот не организован централизованно.

Изменения в стратегии компании
Выход на новые рынки, привлечение инвесторов или масштабное расширение требуют перехода на международные стандарты отчетности (МСФО). В таких случаях прозрачность и точность учета становятся критически важными для привлечения партнеров и инвесторов.

В вышеперечисленных случаях небольшие корректировки уже не помогут. Потребуется пересмотр программного обеспечения, внедрение четких регламентов и обучение персонала. Практика показывает, что такие инвестиции быстро окупаются за счет снижения ошибок и повышения операционной эффективности.

Когда бухгалтерский учет на предприятии организован правильно и не является формальной обязанностью перед государством, он становится мощным инструментом внутренней аналитики. Оптимальное распределение функций между внутренней финансовой службой и функциями, выделенными для аутсорсинга бухучета, помогает снизить нагрузку на штатных специалистов и направить их усилия на решение других задач.

Хорошо спланированный учет играет ключевую роль в успехе компании, и его значение трудно переоценить. Он позволяет оценивать перспективы новых проектов, выявлять возможности для оптимизации расходов и принимать обоснованные управленческие решения.

Остались вопросы? Напишите нам! Мы занимаем 1-е место в рэнкинге RAEX в области аутсорсинга учетных функций по бухгалтерскому и налоговому учету (по итогам 2024 года). Рекомендательные письма смотрите здесь.