Электронный документооборот в организации оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы. С его помощью можно согласовать, подписать и отправить договор контрагенту всего за несколько секунд. Интеграция ЭДО также уменьшает затраты на печать, хранение, транспортировку бумаг и структурирует документы. Какие еще преимущества получают предприятия после внедрения электронного документооборота, расскажем далее.
Важность электронного документооборота для организаций
Электронный документооборот — действенный инструмент для повышения эффективности работы в компании. Это система управления документами, которая переводит их в цифровой формат и позволяет взаимодействовать с ними на компьютере или другом устройстве. Его основные функции:
- Улучшение контроля и безопасности, снижение рисков потери или кражи документов.
- Гибкость и масштабируемость. Данную систему легко настроить и адаптировать под нужды конкретной организации.
- Автоматизация процессов, простая интеграция с другими системами и удобство использования.
- Сокращение издержек на приобретение расходных материалов и копировальной техники, снижение расходов на оплату курьерской доставки и почтовой службы.
- Экономия времени на обработку документов. После внедрения ЭДО сотрудники могут сосредоточиться на более значимых задачах и не заниматься рутинными операциями.
Основные преимущества ЭДО
- Улучшение отчетности и аудита. ЭДО упрощает процесс сбора и анализа данных, что важно для проведения внутреннего аудита и подготовки отчетов.
- Лояльность контрагентов. Многие крупные компании предпочитают работать только с теми организациями, которые используют современные технологии и могут обеспечить удобный и быстрый обмен данными.
- Снижение влияния человеческого фактора. Минимизация ошибок.
- Защита от подделки. Использование усиленной электронной подписи.
Важно!
Для электронного документооборота используются различные виды электронных подписей, в зависимости от требований к безопасности и юридической значимости документов.
Электронная подпись и ее виды
Простая электронная подпись. Это пароль или набор символов для идентификации пользователя. Такая ЭП используется для подтверждения авторства документа, но не обеспечивает его целостности и безопасности.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Гарантирует большую степень безопасности, чем простая ЭП. УНЭП состоит из ключа подписи и ключа проверки. Из минусов — возможны проблемы с ее сертификацией, и она не всегда признается юридически.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Самый безопасный и юридически значимый вид ЭП. УКЭП создается с использованием криптографических методов и сертифицированных средств. Такие подписи используются для подписания важных документов, таких как: контракты, налоговые декларации и т.д.
Облачные электронные подписи позволяют пользователям получать доступ к своим подписям через интернет. Они очень удобны, так как не требуют установки специального ПО на компьютере.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Гарантирует большую степень безопасности, чем простая ЭП. УНЭП состоит из ключа подписи и ключа проверки. Из минусов — возможны проблемы с ее сертификацией, и она не всегда признается юридически.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Самый безопасный и юридически значимый вид ЭП. УКЭП создается с использованием криптографических методов и сертифицированных средств. Такие подписи используются для подписания важных документов, таких как: контракты, налоговые декларации и т.д.
Облачные электронные подписи позволяют пользователям получать доступ к своим подписям через интернет. Они очень удобны, так как не требуют установки специального ПО на компьютере.
Системы электронного документооборота выполняют множество функций:
- Создание, редактирование и хранение документов.
- Быстрый обмен актуальной информацией.
- ЭДО сохраняет историю изменений каждого документа. Вы можете отслеживать все модификации и восстанавливать предыдущие версии.
- Многие системы электронного ЭДО предлагают инструменты для анализа данных и составления отчетов.
Что нужно сделать для успешного внедрения электронного документооборота?
Для того чтобы избежать проблем и ошибок, эксперты советуют не торопиться и интегрировать систему постепенно. Пользователи должны получать своевременную поддержку и после внедрения ЭДО для быстрой и эффективной работы с новыми инструментами.
Этапы перехода на ЭДО
- Анализ действующего регламента работы с документацией.
- Разработка стратегии перехода. Определение целей и задач автоматизации.
- Выбор системы ЭДО, которая соответствует потребностям компании.
- Обучение сотрудников.
- Техническая подготовка, настройка процессов и регламентов работы с ЭДО.
- Поддержка, развитие и контроль процессов. Мониторинг и анализ результатов перехода на электронный документооборот, корректировка процессов при необходимости.
Информаудитсервис сопровождает своих клиентов при подключении к электронному документообороту. Мы предоставляем полный комплекс услуг по внедрению, настройке и интеграции систем. Специалисты ИАС разрабатывают регламенты и инструкции по работе с ЭДО, а также обеспечивают техническую поддержку на всех этапах его использования.
