В настоящее время бухгалтерский учет на предприятии можно организовать двумя способами:
— создание собственной бухгалтерской службы;
—передача учета сторонним организациям, специализирующимся на оказании бухгалтерских услуг, другими словами это возможность перепоручить учет всех финансовых вопросов бухгалтерской организации.
«Передавать бухгалтерские функции «на сторону» или содержать собственную бухгалтерскую службу?» - вопрос очень важный, требующий грамотного подхода и взвешенного решения. Прежде чем выбрать первый или второй вариант организации бухгалтерского учета, руководство должно взвесить все «за» и «против».
Задачи данной работы:
1) дать ясное представление о понятии аутсорсинга и необходимости его использовании в отечественной практике;
2) выявить плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга в РФ;
3) внести предложения по внесению дополнений в законодательную базу по аутсорсингу и аутсорсинговой деятельности;
1.Понятие и виды аутсорсинга
В современном мире организации сталкиваются с беспрецедентным давлением со стороны рынка. Выживают и добиваются успеха лишь те организации, которые ведут бизнес наиболее эффективным способом, добиваясь снижения операционных издержек при сохранении высокого качества товаров и услуг. Одной из наиболее современных и успешных бизнес - моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, является аутсорсинг.
Изучение литературных источников показало, что в отечественной практике отсутствует понятие "аутсорсинга", но оно присутствует в зарубежной и аутсорсинг (происходит от англ. "outsourcing", что дословно переводится как "использование внешнего источника") представляет собой передачу на договорной основе непрофильных функций субъекта организации-исполнителю, специализирующемуся в конкретной области и обладающему знаниями, опытом, техническим оснащением.
Аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий. Аутсорсинг, как правило, разделяют на такие виды как: IT-аутсорсинг,постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности, поиск и подбор кадров, аренда сотрудников, PR и рекламные услуги, уборка офисных помещений, охрана и служба безопасности. организация питания, организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации, административная поддержка и прочие услуги.
Принцип аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».
Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на том виде деятельности, который является основным для вашей организации, и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру.
Иными словами для успешного ведения бизнеса вовсе не обязательно, выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности организации, или с управлением компанией, своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.
Наибольший спрос на подобного рода "схемы" в последнее время наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского обслуживания. Аутсорсинг в бухгалтерском учете - ведение бухгалтерского и налогового учета, а также представление отчетности в налоговые органы.
2. Проблемы законодательного обеспечения бухгалтерского аутсорсинга
В Российском законодательстве нет четкого определения аутсорсинга и аутсорсинговой деятельности. Так, в соответствии со ст. 26 Налогового кодекса, налогоплательщик вправе участвовать в налоговых отношениях лично или через уполномоченного (законного) представителя. Таким представителем может быть как физическое лицо, так и организация (п. 1 ст. 29 НК). Более того, в пп. 36 п. 1 ст. 264 Кодекса, среди прочих расходов, связанных с производством и реализацией, фигурируют и "расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями". Таким образом, Налоговый кодекс не отрицает того, что налогоплательщик может доверить бухучет внешним исполнителям.
В свою очередь, п. 2 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что руководители организаций могут, в зависимости от объема учетной работы, в частности, "передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту". Выходит, что и бухгалтерское законодательство дает разрешение на заключение договоров бухгалтерского аутсорсинга.
Также, в соответствии с п. 7 ст. 1 Закона от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ " Об аудиторской деятельности" установлено, что аудиторские организации, индивидуальные аудиторы наряду с аудиторскими услугами могут оказывать прочие, связанные с аудиторской деятельностью, услуги, в частности:
1) постановку, восстановление и ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерское консультирование;
2) налоговое консультирование, постановку, восстановление и ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций.
3.Преимущества и недостатки применения бухгалтерского аутсорсинга в России
Прежде чем говорить о преимуществах и недостатках применения аутсорсинга следует выяснить, какие предприятия в основном применяют аутсорсинг? и почему?
Создать собственную бухгалтерскую службу или передать бухгалтерский учёт на аутсорсинг?
Использование услуг бухгалтерского аутсорсинга позволяет:
- Повысить инвестиционную привлекательность компании за счет повышения прозрачности;
- Освободиться от отдельных трудоемких учетных процессов и посвятить свое время бизнесу;
- Обеспечить конфиденциальность при расчете заработной платы;
- Получить консультации по налоговым последствиям сделок и их оформлению;
- Получить юридическую поддержку в налоговом споре;
- Не беспокоиться о частной смене бухгалтеров в компании;
- Легко перейти на ведение учета собственными силами, получив методологическую и техническую поддержку аутсорсера.
Стоимость обслуживания аутсорсером сопоставима с расходами на оплату труда главного бухгалтера или небольшой бухгалтерии. При этом организация бухгалтерского учета на предприятии с привлечением специализированной фирмы имеет ряд своих преимуществ:
- Заказчик не тратится на содержание рабочих мест бухгалтеров (оргтехника, документация, расходные материалы, специальная литература, семинары и пр.);
- Заказчик не столкнется с проблемой, когда его единственного бухгалтера нет на рабочем месте в нужный момент, поскольку в бухгалтерской организации он имеет дело не с одним бухгалтером, а с командой – бухгалтерией, возглавляемой старшим бухгалтером;
- Заказчик имеет доступ к профессиональным юристам, бухгалтерам и аудиторам, с которыми может проконсультироваться по вопросу оптимальности совершения той или иной операции с точки зрения налогообложения, гражданского законодательства и пр.;
- Заказчик не беспокоится о доставке необходимых документов (это задача курьеров аутсорсера);
- Аутсорсер несет ответственность за несвоевременную сдачу отчетности (если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки);
- Заказчик может принять к вычету НДС по услугам бухгалтерской компании;
- Заказчика не беспокоят вопросы текучести и загруженности бухгалтерских кадров.
Однако, оценив достоинства бухгалтерского аутсорсинга, не стоит сразу передавать сторонней организации ведение бухгалтерского учета, на наш взгляд бухгалтерский аутсорсинг имеет и свои недостатки. Прежде всего, может оказаться и так, что выбранный аутсорсер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Ведь, чтобы привлечь заказчиков невысокой ценой на свои услуги, аутсорсеры могут привлекать специалистов низкой квалификации, поэтому, следует предусмотреть в договоре требуемые критерии.
Кроме того, передача бухгалтерской документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности внутрифирменной информации. Не стоит забывать и об ответственности за нарушение конфиденциальности.
Для крупных организаций - заказчиков передача бухгалтерского учета на аутсорсинг зачастую ведет к снижению оперативности в учете. При плохой организации документооборота существует возможность потери первичных учетных документов. То есть, при заключении договора, следует разработать и утвердить график документооборота.
Следует отметить, что использования аутсорсинга бухгалтерии - это отсутствие контроля над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги. Хотя, этого можно и избежать. Заключая договор с аутсорсером, разумно предусмотреть порядок отчетности перед организацией-заказчиком.
Аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы организации-заказчика, что часто не позволяет корректно отразить информацию в учете.
Следует помнить, что затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонней организацией, у организации - заказчика относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 36 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Однако такие расходы должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ, то есть расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода.
Вместе с тем нельзя сказать, что, передав бухгалтерские функции на сторону, налогоплательщик не за что не отвечает, потому что налоговые обязанности возложены на самих налогоплательщиков. В любом случае они будут нести ответственность за их исполнение. Такая "повинность" закреплена в ст. 23 Налогового кодекса. Кроме того, в ст. 106 Кодекса, в которой расшифровывается понятие налогового правонарушения, сказано, что таковым признается виновно совершенное противоправное (в нарушение законодательства о налогах и сборах) деяние (действие или бездействие) налогоплательщика (!), налогового агента и иных лиц, за которое настоящим Кодексом установлена ответственность. Как показывает судбная практика, представители Высшего Арбитражного Суда РФ считают, что в случае выявления налогового правонарушения, "крайним" должен быть исключительно налогоплательщик (т.е компания- клиент). Так, в Постановлении Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. N 5 отмечено, что "по смыслу главы 4 НК РФ, в том числе пункта 1 статьи 26, субъектом налогового правоотношения является сам налогоплательщик, независимо от того, лично ли он участвует в этом правоотношении, либо через законного или уполномоченного представителя".
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что в случае, если в ходе налогового контроля инспекторы обнаружат состав того или иного налогового правонарушения, "перевести стрелки" на внешнего исполнителя у налогоплательщика не получится. Потому что, согласно пп. 1 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса, уплата налогов - это обязанность налогоплательщика. Поэтому доначисленные суммы налогов рассматривать как ущерб не приходится.
В связи с этим возникает вопрос: неужели сторонняя организация, которая взяла на себя бухгалтерский и налоговый учет предприятия, ни за что не отвечает?
В случае передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, компании-заказчику необходимо заключить с аутсорсером договор на оказание услуг. Отношения между сторонами регулируются в рамках договора возмездного оказания услуг в соответствии с главой 39 Гражданского кодекса РФ.
Важное значение имеет указание в договоре информации о документообороте: какие документы будет получать аутсорсер и сроки их предоставления. Конечно, передавать документы ежедневно, а если еще и компания-клиент находится в другом городе, не целесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов либо по факсу, либо по электронной почте, а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Также передача данных возможна с помощью их синхронизации через систему двухсторонней репликации, т.е. выгрузки базы данных 1С.
Необходимо также продумать общение по построению отношений аутсорсера и компании-клиента. И лучше всего это зафиксировать в договоре, т.е. указать в договоре контактные данные должностных лиц как со стороны аутсорсера, так и со стороны компании-клиента, а также четко разграничить их ответственность за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.
Нельзя забывать и об отчете аутсорсера о проделанной работе. Такую обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг можно предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях атсорсера, тогда компания-клиент сможет проконтролировать выполнение всех действий.
Особо следует обратить внимание на ответственность аутсорсера за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также об обязанности возмещения ущерба из-за ненадлежащего качества выполненной работы.
Резюмируя выше сказанное можно сделать вывод, что в первую очередь не стоит доверять такой ответственный участок, как бухгалтерский и налоговый учет предприятия, первому встречному. Во всяком случае, о своем потенциальном уполномоченном представителе неплохо бы навести справки. Велика вероятность, что если он дорожит своей деловой репутацией, то в случае какого-либо "налогового" недоразумения он не станет выносить сор из избы и компенсирует потери, не доводя дело до суда.
Помимо всего прочего, возмещению подлежит и так называемая упущенная выгода - это неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (например это выгода, которая могла иметь место, если бы заказчику не пришлось "порадовать" бюджет штрафными санкциями).
Если решение о привлечении принято, то в договоре необходимо отразить собственные требования, гарантии и порядок взаимодействия с аутсорсером. Ну и, конечно, посчитать экономический эффект, который должен выражаться в экономии не менее 20 % от соответствующих затрат до привлечения аутсорсера.
Заключение
Аутсорсинг – относительно новый вид услуг на российском рынке. Успешно осуществляющиеся на западе аутсорсинговые услуги сегодня находят своего потребителя и в Российской Федерации. И если совсем недавно потребителями таких услуг в нашей стране были в основном представительства иностранных компаний и совместные предприятия, теперь же к услугам аутсорсеров все чаще прибегают обычные российские фирмы. Объясняется все довольно просто: возрастающая на потребительском рынке товаров, работ или услуг конкуренция требует от субъектов предпринимательства роста эффективности производства и сокращение издержек.
И принятие такого закона поможет ускорить внедрение в Россию "профессионального аутсорсинга". Все это, я считаю, даст импульс развитию профессионализма аутсорсинговых компаний и индивидуальных аутсорсеров, прозрачности их деятельности, а также уменьшит предпринимательские риски для компаний, пользующихся и впервые решившими воспользоваться услугами аутсорсеров, то есть "очистит рынок" от недобросовестных аутсорсеров точно так же, как это произошло с принятием Закона «Об аудите».