Управленческий учет: как с его помощью повысить эффективность бизнеса

Управленческий учет слишком важен для бизнеса, чтобы им пренебрегать. Его эффективная система быстро выявит негативные тенденции в финансовых операциях, поможет снизить издержки и оптимизировать рабочие процессы. Он предоставит полную информацию о компании, укажет на зоны роста и подскажет, как увеличить прибыль.

Управленческий учет простыми словами — это сбор и анализ данных о деятельности компании, необходимый как крупному, так и малому бизнесу, чтобы меньше ошибаться в решениях.
Так как все организации в обязательном порядке должны вести налоговый и бухгалтерский учет, некоторые бизнесмены сомневаются в необходимости третьего учета и не понимают, зачем он нужен. О недооцененной пользе управленческого учета расскажем в материале.

Во-первых, вы будете понимать, куда вложить деньги: купить помещение или арендовать, нанять бухгалтера в штат или воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, открыть новую торговую точку или расширять ту, которая уже имеется, так как из управленческого учета можно получить всю необходимую информацию о финансовых показателях компании, включая доходы, расходы, прибыль и убытки.

Во-вторых, учет определит наиболее выгодные направления для инвестиций и поможет избежать ненужных затрат благодаря предоставлению оперативной информации для принятия управленческих решений.

6 признаков, что вам необходима качественная «управленка»:

Ваша компания растет, а ее организационная структура усложняется. Учет важен для крупных и быстрорастущих организаций, испытывающих сложности в контроле над своими операциями или финансовыми результатами.
У вас несколько видов деятельности и много разнообразных продуктов. В этом случае учет необходим для контроля и анализа эффективности каждого из них.
Вы испытываете трудности с определением себестоимости продукции. Управленка может помочь в разработке и применении методов учета затрат.
Есть необходимость во внедрении системы бюджетирования. Этот учет является основой для составления бюджетов и планов на будущее. Поэтому если компания хочет внедрить бюджетирование, то ей не обойтись без управленческого учета.
Используете разные источники финансирования. Учет поможет продемонстрировать инвесторам, как расходуются их средства.

Без управленческого учета невозможно эффективно руководить компанией и достигать поставленных целей

Недостаток информации о финансовом состоянии бизнеса, его доходах и расходах, а также о тенденциях рынка приведет к неверным управленческим решениям. Основная задача управленки — это подсчет фактических затрат на производство разных видов продукции, продажу товаров, выполнение бизнес-процессов и реализацию проектов.

7 проблем бизнеса, которые может решить управленческий учет

1.Кассовые разрывы (не хватает денег на текущие платежи).

Пример из практики: в строительной компании предусмотрен лишь небольшой аванс, а основная сумма поступит только после завершения строительства объекта. Однако в процессе работы возникают постоянные траты на зарплату, налоги, материалы и прочее. Как правило, строительство занимает длительное время, что приводит к задержкам в поступлении средств. В результате возникает кассовый разрыв. В таких случаях владельцы бизнеса должны контролировать движение денежных средств, чтобы избежать кассового разрыва и сохранить достаточное количество денег для текущих расходов до получения основной оплаты. Управленка дает понять, когда может возникнуть кассовый разрыв и как предотвратить эту ситуацию.

2.Недостаток прозрачности в финансовых процессах. Если нет понимания распределения расходов, значит есть проблемы в финансовом менеджменте. Управленческий учет поможет понять, на что вы тратите больше всего денег и как сократить расходы.

Пример из практики: владелец суши-бара Алексей использовал простую гугл-таблицу для учета доходов и расходов. Однажды он приобрел дорогое оборудование для кухни, но из-за отсутствия управленки не смог правильно оценить расходы и получил серьезный убыток.

Алексей учел свои ошибки и внедрил управленческий учет, который позволил ему увидеть все операции бизнеса в финансовых таблицах. Благодаря этому он вовремя заметил негативные тенденции и оптимизировал расходы: снизил затраты на доставку и сменил поставщиков рыбы. В результате рентабельность направления суши выросла на 5%, а предприниматель избежал кассовых разрывов.

3.Заморозка денежных средств. Иногда возникают ситуации, когда денег нет, даже если все сделки выполнены и оплачены заказчиком. По документам прибыль есть, а по факту средств нет. Это происходит потому, что деньги поменяли свою форму на неденежную: превратились в запасы сырья, материалы или товары, которые хранятся на складах или стали дебиторской задолженностью и просрочками по оплате. Решение проблемы при помощи управленческого учета может выглядеть так:

Контроль состояния расчетов с покупателями. Своевременный анализ и корректировка договоров, требований к уплате и ответственности сторон помогут избежать задержек в оплате.
Сотрудничество только по предоплате. Установление предоплаты за услуги или товары снизит риск неоплаты выполненных работ заказчиком.
Отслеживание остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах. Регулярный контроль уровня запасов позволит избежать излишков или недостачи товаров.

4.Нет четкого представления о доступности денежных средств и когда они могут понадобиться.

Пример из практики: Михаил владеет небольшим бизнесом по продаже мобильных телефонов. Он заметил, что в последнее время его компания испытывает трудности с ликвидностью, и решил внедрить отчет о движении денежных средств (ОДДС).

С помощью ОДДС Михаил отслеживает все поступления и списания средств, а также анализирует остатки на счетах. Таким образом он выявил проблему: в определенные периоды года спрос на телефоны снижается, и компания начинает испытывать дефицит денежных средств. Михаил решил заранее планировать свои расходы и откладывать часть прибыли, чтобы иметь возможность покрыть возможные кассовые разрывы. Внедрение ОДДС позволило ему своевременно отреагировать на изменения в финансовом состоянии компании и избежать проблем с доступностью денежных средств.

5.Нерациональное расходование авансовых поступлений. Иногда клиенты хотят расторгнуть договор и нужно вернуть аванс. Однако бывает так, что деньги уже потрачены. В таких случаях рекомендуется вести учет не только операций, но и отгрузок на основе документов. Если акт или накладная подписаны, то можно избежать отмены сделки по желанию клиента. Тогда полученным авансом можно воспользоваться, но тратить его нужно на действительно важные расходы.

6.Проблема с увеличением прибыли, регулярные убытки:

Не хватает стратегии развития и четкого понимания целей компании.
Не уделяется достаточно внимания анализу конкурентов и рыночных тенденций.
Есть ошибки в управлении персоналом и организационной структуре.
Существуют проблемы с контролем качества товаров или услуг.
Отсутствует эффективное использование маркетинговых инструментов и рекламы.

Управленческий учет поможет выявить и устранить все эти затруднения, предоставит информацию о финансовых показателях, укажет на слабые стороны и возможности для роста бизнеса.

7.Неумение управлять скидками. Если вы даете скидки слишком часто или не используйте их вообще, то это может привести к потере покупателей. Управленческий учет позволит определить оптимальную политику скидок для привлечения клиентов.

Бухучет предоставляет информацию о состоянии бизнеса по истечению отчетного периода. Управленка включает в свою базу записи не только о совершенных фактах, но также о планах и намерениях.

Например, если компания подписывает договор на поставку товаров, бухгалтерия не учитывает этот договор как доход, потому что товары еще не были поставлены и оплачены. Однако управленческий учет принимает во внимание эту сумму как потенциальный доход, так как покупатель уже согласен оплатить товары. Применение этого подхода помогает убедиться, что у компании в будущем не возникнет кассового разрыва.

Без качественного бухучета не будет правильного управленческого учета

Данные бухучета, на которые опирается управленка, должны быть точными, полными и достоверными. В противном случае это приведет к неправильным решениям, снижению эффективности и финансовым потерям.

Чем они отличаются?

Бухгалтерский и налоговый учет предназначены для сотрудников налоговой инспекции, банков, инвесторов и они строго регламентированы законодательством. Бухучет отражает те бизнес-операции, которые уже состоялись, а управленка прогнозирует то, как будет развиваться бизнес в будущем. Например, вы можете узнать, сколько денег компания заработает за квартал, сколько нужно потратить на запуск нового продукта, сколько работников для этого потребуется и какое оборудование необходимо.

В бухучете практически не предусмотрено планирование

Учет расходов будущих периодов не позволяет точно предсказать результаты деятельности, так как этих данных недостаточно. Бухгалтерская отчетность формируется 1 раз в год. Управленческие отчеты можно составлять ежеквартально, ежемесячно или ежедневно.

Недостаток детализации

Бухгалтерская отчетность и налоговые декларации содержат финансовую информацию о компании в целом. Однако если бизнес организован как группа компаний, предприниматель должен учитывать общий финансовый результат всей группы.

Например, если у торговой компании есть два магазина, то при помощи бухгалтерии и деклараций не определить, сколько прибыли приносит каждый магазин по отдельности. Если просто сложить показатели компаний группы, то итоговая цифра, скорее всего, будет некорректной. Это связано с тем, что предприятия группы часто сотрудничают не только с внешними контрагентами, но и друг с другом: предоставляют услуги, обмениваются товарами или продукцией. В результате простого сложения показателей обороты могут быть завышены. Данный учет позволяет создать консолидированные отчеты по группе компаний, исключая внутренние операции и отражает реальный финансовый результат.

Управленческий учет — это основа успешного бизнеса. Он помогает предупреждать кассовые разрывы, правильно распределять денежные потоки и принимать обоснованные решения для развития компании. О том, как вести его правильно и что для этого нужно, мы расскажем в нашем следующем материале - Как компаниям лучше вести управленческий учет.

Остались вопросы? Напишите нам! Мы занимаем 2-е место в рэнкинге RAEX в области аутсорсинга учетных функций по бухгалтерскому и налоговому учету (по итогам 2022 года). Рекомендательные письма смотрите здесь.