Аутсорсинг в сфере бухгалтерского учёта: преимущества и недостатки

Аутсорсинг представляет собой передачу организацией на основании договора определённых мероприятий или задач, которые направлены на создание определённого продукта или услуги для потребителей, ещё их можно назвать бизнес-процессами, на обслуживание другой компании, которая специализируется в соответствующей области.

Существует несколько видов аутсорсинга: ИТ-аутсорсинг – предполагает процесс передачи внешней специализированной компании решение вопросов, которые могут быть связаны как с разработкой, так и с внедрением и сопровождением информационных систем целиком на уровне инфраструктуры предприятия или же объёмов работ, связанных с поддержкой функционирования отдельных участков системы; производственный аутсорсинг – этот вид представляет собой частичную или полную передачу производства продукции или её компонентов; аутсорсинг управления знаниями – это управление процессами, которые требуют глубокого изучения или серьёзной аналитической обработки данных, а также формирования и управления базами данных; аутсорсинг бизнес-процессов – являет собой использование внешних ресурсов, знаний и опыта, налаженной инфраструктуры поставщика услуг для организации.
В данной работе мы рассмотрим аутсорсинг бизнес-процессов в сфере бухгалтерского учёта. Как правило, аутсорсинг бухгалтерского учёта подразумевает передачу аутсорсеру функций, связанных с организацией, ведением учёта и составлением отчётности на предприятии.

Многие полагают, что аутсорсинг в сфере бухгалтерского учёта и бухгалтерские услуги, оказываемые сторонними компаниями, представляют собой одну и ту же систему обслуживания, но это не так, они имеют различия. Бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой компания включается во все рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом юридически самостоятельным предприятием. Тем временем, как бухгалтерские услуги подразумевают под собой лишь ведение бухгалтерского учёта, составление финансовой отчётности, бухгалтерское сопровождение и т.п., той или иной фирмы, не вникая в бизнес-процессы компании-заказчика.

1.Аутсорсинг бизнес-процессов.

Аутсорсинг бизнес-процессов считается одной из наиболее глубоких форм аутсорсинга. Бизнес каждой компании-заказчика требует индивидуального подхода при переходе на аутсорсинговое обслуживание, а также соблюдения процедур взаимодействия, стандартов, форм и сроков отчётности. Помимо очевидных достоинств аутсорсинга бизнес-процессов связанных непосредственно с широкой специализацией, таких как аутсорсинг человеческих ресурсов, финансовый аутсорсинг и аутсорсинг в сфере бухгалтерского учёта, существуют и недостатки.
Основным недостатком аутсорсинга бизнес-процессов является сравнительная сложность в реализации – передать стороннему подрядчику не просто конкретные задачи, а полноценные бизнес-процессы - это значительно труднее. Таким образом, данный вид аутсорсинга требует более серьёзного предварительного анализа при выборе подрядчика, а также возможной адаптации бизнес-процессов к их передачи на сторону.

Экономическая выгода аутсорсинга бизнес-процессов достигается за счёт более высокой компетенции подрядчика в непрофильных бизнес-процессах организации, поэтому этот вид аутсорсинга редко применяется для передачи специфичных бизнес-процессов. В большинстве случаев, в рамках этого вида, аутсорсеру предаются процессы, которые характерны для всех организаций, например, управление персоналом, расчёт налогов или заработной платы.
При использовании аутсорсинга бизнес-процессов, стороннему аутсорсеру передаются большие функциональные области, и у компании-заказчика практически всегда возникают опасения за качество и безопасность предоставляемых услуг. Данное обстоятельство является ещё одним сдерживающим фактором аутсорсинга бизнес-процессов, поскольку высокие ожидания заказчиков далеко не всегда согласованы с репутацией и известностью присутствующих на рынке поставщиков услуг.

Существуют три основные модели аутсорсинга:

Традиционный аутсорсинг. Предприятие передаёт свои обеспечивающие процессы под ответственность провайдеров услуг, для того чтобы снизить затраты и сосредоточить усилия на реализации основных бизнес-процессов.
Совместный аутсорсинг. Предприятие становится партнёром провайдера услуг для совершенствования своих бизнес-процессов, для снижения затрат и повышения гибкости системы управления.
Аутсорсинг с элементами реорганизации сети бизнес-процессов. Предприятие объединяет усилия со своими партнёрами и преобразовывает структуру управления для достижения устойчивого улучшения показателей деятельности предприятия.

При рассмотрении вопросов аутсорсинга бизнес-процессов возникает четыре класса задач:
- выбор процессов для передачи на аутсорсинг;
- выбор модели аутсорсинга;
- выбор поставщика услуг;
- организация процесса перехода от традиционной работы к модели, использующей аутсорсинг.

При установлении объёма бизнес-процессов, передаваемых на аутсорсинг, возможно использовать приём от обратного. Первоначально делается предположение, что все процессы необходимо передать на внешнее исполнение. Менеджеры процессов при этом должны представить веские аргументы против. Менее определённые, но рутинные бизнес-процессы также можно передать на аутсорсинг.
При выборе модели аутсорсинга необходимо тщательно анализировать степень изменений, которые предполагается реализовать, и степень увеличения стоимости предприятия, которой необходимо добиться. Использование модели совместного аутсорсинга является дополнительным конкурентным преимуществом, если есть необходимость не только снизить затраты, но и создать дополнительную стоимость.

При выборе поставщика услуг необходимо учитывать, что аутсорсинг бизнес-процессов – это предмет долгосрочного контракта, поэтому существует потребность выстраивания отношений с компанией-поставщиком в следующем виде:
- стратегическое партнёрство;
- взаимоотношение профессионалов
- поставщик товарных процессов.

После принятия решений по передаче части бизнес-процессов на внешнее исполнение наступает переходный период, который, как правило, состоит из следующих фаз:
- планирование;
- согласование взаимодействий, разработка механизма взаимоотношений;
- стабилизация;
- интеграция и контроль.

Измеряемые показатели бизнес-процессов должны быть определены на этапе планирования, до окончательной передачи бизнес-процессов на аутсорсинг.
Применение аутсорсинга бизнес-процессов на предприятии основано на осуществлении проекта. Проектная технология в качестве технологии внедрения является наиболее универсальным инструментом достижения цели, в частности из-за её гибкости и таких особенностей, как двойной окружение проекта, новизна управленческих ситуаций и принимаемых решений, неопределённость полномочий, преобладание нестандартной деятельности, многофункциональность задач

Принципы внедрения аутсорсинга бизнес-процессов можно интерпретировать в двух аспектах – функциональном и структурном. Функциональность принципов заключается в зависимости функций управления организации при внедрении аутсорсинга бизнес-процессов от возмущающих воздействий внешних и внутренних факторов и обеспечивает целеустремлённость функционирования организации и сети процессов. Структурный аспект предполагает определённый порядок внедрения аутсорсинга бизнес-процессов и реорганизации сети процессов предприятия.
Аутсорсинг бизнес-процессов развивается по пути передачи вспомогательных процессов на внешнее исполнение, при этом предпочтение отдаётся не единичным процессам, а сети бизнес-процессов предприятия. Опыт аутсорсинга бизнес-процессов на предприятиях горно-металлургического комплекса предполагает использование комбинированной модели для передачи на внешнее исполнение обеспечивающих процессов, создание совместных предприятий с партнёром – провайдером услуг. Предприятия малого бизнеса достаточно давно используют традиционную модель аутсорсинга, передавая на внешнее исполнение бизнес-процессы, связанные с ведением бухгалтерского учёта.

2. Аутсорсинг бизнес-процессов в сфере бухгалтерского учёта: преимущества и недостатки.

Научные подходы к определению понятия «аутсорсинг бизнес-процессов» стали появляться в последнее время в таких сферах деятельности, как финансы и бухгалтерский учёт.
Аутсорсинг, относительно сферы бухгалтерского учёта – это передача функций или отдельных операций процесса ведения бухгалтерского учёта стороннему поставщику, который предоставляет конкретную бухгалтерскую услугу в течение установленного времени и согласованным сторонами расценкам.
Схему организации бухгалтерского учёта и отчётности можно описать следующим образом: в зависимости от условий деятельности субъекта бизнеса часть работ по ведению бухгалтерского учёта и составлению первичной учётной документации может осуществляться непосредственно на предприятии под руководством организации, которая оказывает бухгалтерские услуги.

Исходя из всего вышесказанного, нужно разобраться, какие преимущества и недостатки имеет аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Начнём с преимуществ, ведь их гораздо больше:

повышение эффективности у потребителя за счёт возможности и концентратами внимания руководства организации на основном бизнесе посредством поручения внешнему исполнителю выполнения функций учёта;
возможность перераспределения ресурсов организации, ранее задействованных в осуществлении второстепенных функций, в том числе и направлений для организации ведения учёта, и инвестирования высвобожденных ресурсов в поддержку основной деятельности организации;
фиксированные и предсказуемые затраты на ведение процесса учёта (которые зафиксированы в договоре);
отсутствие необходимости расширения штата организации на ведение в случае расширения бизнеса;
уменьшение себестоимости функций, передаваемых аутсорсеру, за счёт «оптовой» продажи его услуг, за счёт специализации и эффекта масштаба;
получение доступа к специалистам высокой квалификации и постоянно совершенствующимся информационным технологиям ведения учёта, решениям более высокого уровня, которых нет у организации, использование готовых передовых технологий;
оплата услуг аутсорсера входит в затраты и в полном объёме уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС;
передача юридической ответственности за выполнение функций учёта и уменьшения рисков штрафных санкций за счёт гарантии организацией – аутсорсером, ответственность которого застрахована;
качество и надёжность услуг (узкая специализация и накопленный опыт аутсорсера);
принятие на себя ответственности за функции финансового управления, включая анализ и прогноз финансовых показателей
внедрение электронного документооборота, позволяющего осуществить управление документооборотом;
повышение эффективности развития учётного процесса, основанного на принципе рациональности;
быстрое реагирование на изменение законодательной базы;
контроль качества налогового учёта;
повышение прибыльности бизнеса, поскольку аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процесса по ведению учёта и повышает эффективности управления;
стоимость услуг аутсорсера включаются в затраты потребителя аутсорсинговых услуг и учитывается при исчислении налогов у потребителя услуг.

Теперь о недостатках:
- потеря контроля над собственными ресурсами, над частью функций;
- риск расставания с партнёром-аутсорсером;
- риск утечки информации, в том числе конфиденциальной;
- отсутствие проработанной законодательной базы;
- сложности с получением сведений о профессиональном уровне специалистов и т.д.;
- поставщик услуг может стать финансово нестабильным или обанкротиться;
- качество услуг может снизиться до недопустимого вследствие внутренних проблем поставщика услуг и т.д.
Аутсорсинг в настоящее время выступает достаточно эффективным способом сокращения издержек организации клиента аутсорсинга бухгалтерских услуг, повышения качества бухгалтерских услуг, производимых ею, а также эффективного перераспределения ресурсов для целей основного бизнеса.

Заключение.

Большинство российских компаний работает в условиях высокой конкуренции, что требует снижения издержек при сохранении высокого качества предоставляемых услуг. Это порождает развитие аутсорсинговых компаний, которые предоставляют широкий спектр услуг.
Развитие аутсорсинга даёт шанс создать в России новую и инновационную индустрию, которая, так или иначе, способна интегрировать достижения зарубежных специалистов в различных областях для создания собственных высокотехнологичных продуктов и услуг.

Систематическая подготовка профессиональных специалистов – аутсорсеров приведёт не только к появлению в России новой интересной и перспективной профессии, но и к формированию профессионального сообщества экспертов, реально востребованных сегодня на глобальном рынке услуг.