Аутсорсинг как технология будущего

В последнее время одной из наиболее современных и успешных бизнес-моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, становится аутсорсинг. Это новое явление для российской действительности, пришедшее из зарубежной деловой практики. В России он пока не совсем востребован, но бурно развивается. В этом и состоит актуальность проведенного автором исследования.

Оплата услуг аутсорсинга в сфере бухгалтерского учета по итогам достигнутых результатов представляется сегодня неким идеалом, труднодостижимым в силу самых разных причин. Поставщики и клиенты сходятся в одном: если им удастся найти способ привязать стратегию формирования и пополнения материальных ресурсов к бизнес-результатам, в выигрыше окажутся все.

Договоры, ориентированные на конечный результат, способны переломить ситуацию. Плата по результатам представляет собой вознаграждение за успехи, достигнутые на пути к конечной цели, и в этом смысле отличается от оплаты конкретных ресурсов (например, часов работы бухгалтеров). Заказчики всегда хотят получить определенный бизнес-результат.

Определить зависимость аутсорсинговых соглашений от результата таким образом, чтобы были удовлетворены как клиент, так и поставщик, достаточно сложно. Наиболее распространенной в отрасли (особенно при выполнении работ зарубежными поставщиками) является аутсорсинговая модель, учитывающая затраченные время и материалы.

Целью данной работы является оценка целесообразности применения аутсорсинга бухгалтерских услуг на различных предприятиях.

Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:

Понять сущность и природу возникновения услуги аутсорсинга;
Проанализировать преимущества и недостатки использования аутсорсинга на предприятиях;
Провести сравнительный анализ применения аутсорсинга бухгалтерских услуг в России и за рубежом;
Выявить проблемы использования бухгалтерского аутсорсинга;
Предложить аутсорсинговые модели бухгалтерских услуг относительно различных видов компаний.

Глава 1. Аутсорсинг как универсальный бизнес-инструмент

Зарождение аутсорсинга. Место и роль аутсорсинга в сфере бизнеса

Сегодня в большинстве экономически развитых и динамично развивающихся стран мира уже имеется общественный и профессиональный консенсус относительно позиционирования аутсорсинга в трех различных плоскостях, таких как:

аутсорсинг — это новая и растущая индустрия услуг;
аутсорсинг — это модная и перспективная профессия;
аутсорсинг — это инновационный и эффективный бизнес-инструмент.

Буквальный перевод слова «outsoursing» означает «втекающий извне/снаружи».
Анализируя понятие «аутсорсинг», в различных источниках литературы можно встретить следующие определения:

использование внешней организации (поставщика) для обработки банковских и других финансовых данных при осуществлении коммерческих операций;
отказ от собственного бизнес-процесса и приобретение услуг по реализации этого бизнес-процесса у другой организации;
использование временного работника без заключения с ним трудового договора при посредничестве специализированного агентства;
перенос компаниями части операций за рубеж с целью дистанционного использования труда специалистов.

Таким образом, аутсорсинг - это организационное решение, которое состоит в передаче стороннему подрядчику некоторых бизнес-функций или частей бизнес-процесса предприятия, а именно, долгосрочное, ориентированное на результат, бизнес-сотрудничество с определенным поставщиком услуг.

Центральной идеей аутсорсинга является разделение труда с целью повышения эффективности деятельности предприятия. Зарождение аутсорсинга можно отнести к примеру естественных процессов природы. К примеру, в муравейнике есть муравьи-солдаты, «аутсорсящие» у муравьев-рабочих услуги по охране. В социальном плане идеи аутсорсинга выразились в виде выделенных ремесел, вызвавших появление класса ремесленников. Классическим примером аутсорсинга является фрахт торговцами кораблей, наем капитана, команды, портовых грузчиков и продавцов с целью решить свою главную задачу - реализовать товар. Научной базой возникновения аутсорсинга могут служить как положения различных экономических школ в части их трактовки разделения труда, так и постулаты теории менеджмента.

С зарождением теорий менеджмента и разделения труда аутсорсинг в бизнесе стал развиваться двумя дополняющими направлениями:

• для потребителей — повышение эффективности бизнеса через сосредоточение на основном виде деятельности;
• для поставщиков — минимизация издержек путем предоставления одного вида услуг многим компаниям.

Изучив опыт большинства отечественных и зарубежных предприятий в области аутсорсинга, к числу преимуществ и недостатков, получаемых предприятиями при применении аутсорсинга

По мнению специалистов Института аутсорсинга (США), аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % - часть административных функций.

Если посмотреть, как развивается аутсорсинг бухгалтерских услуг за рубежом, то можно увидеть, что там такая практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные) вообще не содержат штатных бухгалтеров. Например, в США или Великобритании бухгалтерия – это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу должны выполнять квалифицированные специалисты, которых как раз и можно найти в консультационных компаниях.

В России же бухгалтер – творческий человек. Запросы российских предпринимателей порой бывают невыполнимы. Обычно от бухгалтера требуется сделать так, чтобы предприятие заплатило в бюджет сущие гроши, при этом и налоговое ведомство осталось бы довольным и спокойным. Поэтому, в случае использования бухгалтерского аутсорсинга подобное проходит не всегда, так как даже в России «внешние» бухгалтеры работают по правилам. Именно это обстоятельство существенно снижает преимущества бухгалтерского аутсорсинга. Поэтому в России, по статистике, большинство фирм предпочитает внешней бухгалтерии собственную.

Услугами аутсорсеров сегодня пользуются приблизительно 5% всех российских предприятий, хотя по регионам показатели сильно расходятся. Так, в Санкт-Петербурге и в Москве, к бухгалтерскому аутсорсингу прибегают около 10% предпринимателей, не считая «частников», которые, как правило, просто платят «бухгалтеру-надомнику» (а это также можно отнести к аутсорсингу). Так, всего несколько лет назад предприятий, практикующих внешнюю бухгалтерию, было менее 2%.

Широко распространена в последнее время автоматизация аутсорсинга бухгалтерского учета, при этом все услуги, проводятся на удаленном расстоянии в режиме он-лайн. Это, по сути, бухгалтерский учет нового поколения, при котором, уполномоченные представители предприятия, руководители и налоговые службы, в режиме он-лайн получают отчетность о документальном обороте своей компании, и позволяют получать достоверную информацию о ведении хозяйственной деятельности предприятия. Эффективность такого подхода, это путь к росту предприятия без издержек и затрат.

Глава 2. Анализ бухгалтерского аутсорсинга

Проанализируем затраты на содержание собственной бухгалтерии в сравнении с затратами на содержание внешней бухгалтерии.

На первый взгляд расходы на содержание собственной бухгалтерии должны быть выше, чем стоимость бухгалтерского обслуживания в специализированной организации. Ведь при создании бухгалтерской службы компания несет расходы по аренде дополнительного помещения, организации рабочих мест, приобретению и поддержке программных продуктов, закупке канцелярских товаров и т.д. К тому же бухгалтеров необходимо периодически направлять на семинары, курсы повышения квалификации, выписывать им специальную литературу.

В специализированной организации один бухгалтер одновременно ведет учет в нескольких организациях, между которыми распределяются накладные расходы, минимизируя тем самым среднюю стоимость бухгалтерских услуг.

Однако практика показывает, что во многих случаях обслуживание по аутсорсингу обходится дороже, чем наличие собственной бухгалтерии. Безусловно, клиент специализированной компании освобожден от бремени вышеперечисленных расходов.

Но необходимо понимать, что в этом случае все расходы несет организация, занимающаяся ведением учета. Себестоимость таких услуг складывается из следующих составляющих:

Расположение офиса в месте с одинаково удобной для большинства клиентов транспортной доступностью. Как правило, это центр города с соответствующими арендными ставками.
Найм квалифицированного персонала, способного самостоятельно решать большинство текущих вопросов без вмешательства руководителя. Чтобы удержать хорошего специалиста, необходимо платить адекватную его способностям и отдаче заработную плату.
Техническое оснащение, обеспечивающее высокую надежность работы вычислительной и офисной техники, современный уровень связи с клиентами.
Расходы на лицензионное программное обеспечение, необходимость использования которого является дополнительной гарантией надежности в работе компании и т.д.

Таким образом, мы видим, что перечисленный выше перечень дает представление о структуре и объеме расходов бухгалтерской компании. Но нельзя не отметить тот факт, что стоимость бухгалтерского обслуживания при аутсорсинге существенно зависит от объема документооборота, его состава и количества видов деятельности организации клиента.

Передача в руки специализированной организации ведения бухгалтерского учета небольшой стабильно работающей компании порой может обойтись дешевле содержания собственного бухгалтера. Но это действительно только для части клиентов.

Одним из самых наглядных показателей качества бухгалтерского обслуживания является количество организаций, находящихся в ведении одного бухгалтера-исполнителя. Практика показывает, что в зависимости от объема документооборота, наличия вспомогательного персонала, обрабатывающего первичную документацию, и целого ряда других технических параметров один бухгалтер в состоянии вести максимум три-четыре организации. Речь идет о реально работающих компаниях, ежедневно осуществляющих хозяйственную деятельность, которым необходимо налоговое и финансовое планирование. Бывают случаи, когда бухгалтеры ведут учет одновременно в 10-ти и более организациях.

При такой загрузке качественно выполнять свои обязанности не в состоянии даже самые опытные специалисты. Существуют определенные пределы пропускной способности, за которыми квалифицированное ведение бухгалтерского учета заканчивается, и начинается творчество, ничего общего с бухгалтерией не имеющее. При этом, как правило, отчеты сдаются своевременно, бухгалтер не задает лишних вопросов по поводу недостающих первичных документов, стоимость обслуживания более чем приемлемая. В глазах заказчика все выглядит замечательно до первой серьезной аудиторской или налоговой проверки.

Глава 3 . Формирование аутсорсинговой модели

Основными признаками формирования аутсорсинговой модели являются:

наличие рынка профессиональных поставщиков услуг;
возможность свободного выбора поставщика на рынке;
длительный контракт на постоянное обслуживание;
ответственность поставщика за целевой результат на стороне заказчика.

Рассмотрим возможные аутсорсинговые модели в зависимости от масштаба ведения бизнеса. В каждом конкретном случае ставится своя задача.

Модель «внешний главбух»

Для вновь созданных предприятий, пока нет больших оборотов, соглашение с фирмой дает возможность не тратить время на подбор бухгалтера, а заниматься бизнесом. Изначально будет обеспечена постановка учета. В дальнейшем фирма поможет подобрать специалиста.

Модель «учет под ключ»

Для малых предприятий возможно полное ведение бухгалтерского учета на основании представленных первичных документов. У заказчика будет уверенность, что учет ведется в соответствии с законодательством. Аутсорсер берет на себя ведение регистров бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, ведение базы данных с помощью программных средств, регулярное обновление программного обеспечения и его корректной работы. Также возможно по поручению клиента осуществлять платежи по системе «Банк-Клиент», формировать по заявке клиента исходящие первичные документы. Хотя, в последнем случае возникают проблемы, если офис клиента и исполнителя территориально удалены друг от друга. Желательно, чтобы документы передавались по электронной почте.

Модель «внешний контролер»

Аутсорсер может взять на себя ведение учета в отдельных структурных подразделениях. Для действующих организаций (малых, средних, крупных) могут проводиться «предналоговые» ревизии, а также ревизии по любым участкам работы в зависимости от потребностей заказчика. В такой ревизии можно предусмотреть такой вопрос, как формирование управленческого учета, учитывающего особенности фирмы-заказчика. В общей системе бухгалтерского учета руководителю бывает трудно разобраться. Специализированная фирма предложит различные формы учета и выходной информации для руководителя. Сотрудники фирмы-аутсорсера при проведении ревизии уделяют внимание не только допущенным ошибкам и неточностям, но и выдают заключение по рациональному ведению учета, постановке учета, совершенствованию структуры, программному обеспечению.

Модель «внешний бухгалтер»

Для средних и крупных фирм бухгалтерский аутсорсинг может предложить форму вывода отдельных функций аппарата бухгалтерии для исполнения сторонней организацией. В этом случае главный бухгалтер освобождается от части рутинной работы по организации ведения учета и контроля за работниками бухгалтерии. Остается время для анализа и выработки стратегии предприятия в области финансов. Вывести за пределы бухгалтерии можно следующие функции:

ведение учета с персоналом по оплате труда и одновременное ведение юристами организации кадрового учета;
работа с дебиторской задолженностью;
проведение внезапных ревизий отдельных участков хозяйственной деятельности.

Это значительно эффективнее, чем когда ревизией занимаются свои же работники.

Модель «внешний консультант»

Фирма–аутсорсер берет на себя предоставление консультационных услуг и информирование клиента о новинках в законодательстве по определенному кругу вопросов. Таким образом, сотрудничество с аутсорсером может осуществляться по разным направлениям.

Смешанные модели аутсорсинга

Возможно и сочетание перечисленных выше моделей аутсорсинга. Фирма-аутсорсер может предоставлять услуги и по отдельным направлениям работы финансово-бухгалтерской службы. Например, может быть оказана помощь в составлении учетной политики, графика документооборота, составление маркетинговой политики для торговых организаций в целях оформления затрат по продвижению товаров на рынки сбыта. Фирма-аутсорсер может предложить составление внутрифирменных стандартов, например внутреннее положение по учету расчетов с подотчетными лицами, по учету возврата товаров от покупателей; может провести аттестацию сотрудников бухгалтерской службы предприятия или принять участие в подборе персонала (главного бухгалтера или бухгалтеров).

В свою очередь, модель аутсорсинга приобретает в определенной степени черты страхового договора между поставщиком и заказчиком услуг.
Перед тем, как принять окончательное решение по передаче бухгалтерских услуг в аутсорсинг, необходимо рассмотреть все «+» и «-» применения аутсорсинговой модели в организации

Заключение

Аутсорсинг – часть управленческой стратегии компании, применяемая при передаче работ и услуг стороннему исполнителю и основанная на двух тесно взаимосвязанных элементах: разделении труда и управленческих функциях. Его научной базой можно считать концепцию разделения труда, но уже в новом качестве которое предполагает наличие института ответственности за выполнение переданных на сторону работ и услуг и определенный механизм управления. Управленческая стратегия компаний может разрабатываться как с учетом положений теории делегирования полномочий, так и основываться на других концепциях менеджмента.

На практике аутсорсинг давно вышел за свои первоначальные рамки. И не только в географическом смысле. «Американская» технология сегодня стала не просто актуальной методикой управления, а отдельным сектором бизнеса – самостоятельным и, судя по масштабам развития, прибыльным.

Развитие аутсорсинга дает шанс создать в России новую и инновационную индустрию, способную интегрировать достижения зарубежных специалистов в области бухгалтерских услуг для создания собственных высокотехнологичных продуктов и услуг. Систематическая подготовка профессионалов аутсорсинга приведет не только к появлению в России новой интересной и перспективной профессии, но и к формированию профессионального сообщества экспертов, реально востребованных сегодня на глобальном рынке услуг.

Не существует для всех компаний единой модели аутсорсинга, которая гарантировала бы стопроцентный результат. Однако, выбирая определенный вид аутсорсинга и переходя от малого к большему, компания способна влиять не только на управление рисками, но и на всю корпоративную культуру. Необходимо рассматривать аутсорсинг как возможность создавать новые мощности, определить позиции компании на рынке и повысить конкурентоспособность.