Аутсорсинг (outsourcing) представляет собой способ организации деятельности компании за счет концентрирования внимания на главном, ключевом направлении деятельности и передачи непрофильных функций внешним специализированным фирмам на договорной основе.
Иначе говоря, аутсорсинг – это передача вспомогательных функций внешнему исполнителю, который обладает необходимыми знаниями, опытом и материальными средствами для выполнения этих функций.
Организация сама выбирает функции, подлежащие передаче на аутсорсинг. Обычно это IT-услуги, ведение бухгалтерского учета, поиск и подбор кадров, уборка офисных помещений, организация деловых поездок, проведение рекламных кампаний, организация питания, обеспечение безопасности, обслуживание корпоративной собственности, административная поддержка и другое.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг предполагает передачу ведения бухгалтерии специализированным компаниям, которые осуществляют ведение бухучета десятков организаций, составление отчетности для государственных органов, расчет заработной платы и выполняют множество других дополнительных услуг.
Именно поэтому в среде малого и среднего бизнеса бухгалтерский аутсорсинг в настоящее время становится одной из самых популярных и востребованных услуг.
Экономическая целесообразность аутсорсинга бухгалтерских услуг
Причины, по которым компания-заказчик обращается к подрядной организации, могут быть разными: сезонный характер производственных процессов, необходимость повышения эффективности труда, потребность в улучшении качества предоставляемых услуг и так далее. Однако какой бы ни была эта причина, результатом пользования услугами аутсорсера должна быть экономия средств организации.
Так в чем же заключается экономическая целесообразность использования аутсорсинга бухгалтерских услуг?
В случае использования аутсорсинга бухгалтерских услуг, фирма, оказывающая эти услуги, сама предоставляет своим бухгалтерам все необходимые условия для работы – заказчик оплачиваете только сам результат. При этом компании, предлагающие ведение внешней бухгалтерии, зачастую обладают оборудованием и программным обеспечением, которое не каждая организация посчитает целесообразным покупать для бухгалтерского отдела.
Нужно помнить, что часто аутсорсинговая компания имеет в своём штате юриста на случай возникновения вопросов у проверяющих органов. Также её специалисты постоянно отслеживают все изменения в законодательстве, то есть на заказчика работает не просто бухгалтер, а целый штат специализированной организации. При необходимости они смогут дать консультацию не только по вопросам бухучета, но и по вопросам налогообложения или аудита. Возможно, такие консультации придётся оплатить отдельно, но так как аутсорсер напрямую заинтересован в лояльности клиента, грамотность информации может быть гарантирована.
Таким образом, круг вопросов, с которыми можно обратиться в компанию - аутсорсер, гораздо шире, чем тот, который способен решить собственный бухгалтерский отдел.
Однако несмотря на все преимущества аутсорсинга бухучета, руководители организаций часто отказываются от этой услуги из-за возможности некачественного или несвоевременного исполнения договора подрядчиком. В таком случае необходимо понимать, что для аутсорсера соблюдение сроков - основное условие получения гонорара и гарантий под будущие проекты, в то время как до перехода на аутсорсинг любой руководитель находится в прямой зависимости от своих подчиненных, из-за чего персоналу многое прощается. В том числе то, что штатные сотрудники тратят на выполнение работы в два раза больше времени, чем это реально требуется.
Препятствием распространению аутсорсинга в нашей стране служит еще один психологический барьер: немногие спокойно доверяют важную коммерческую информацию посторонним людям, опасаясь, что она попадет конкурентам. По сути, этот страх является домыслом: уже говорилось, что компании - аутсорсеры работают, прежде всего, на репутацию, и малейшие негативные опыты бухгалтерского обслуживания могут подорвать весь бизнес.
Для собственного спокойствия заказчик может ознакомиться с тем, как обеспечивается конфиденциальность информации у аутсорсера: проверить внутренние документы о неразглашении информации, изучить должностные инструкции сотрудников компании, с положениями о сохранении конфиденциальной информации, с уровнем защищенности корпоративной сети от несанкционированного доступа.
Существует еще одно препятствие распространению аутсорсинга: отсутствие законодательной базы, регулирующей подобные экономические отношения. Законодательство Российской Федерации позволяет аутсорсинг бухгалтерии, не утояняя формы сотрудничества, из-за чего особое внимание необходимо уделять составлению договоров, базирующихся только на общей терминологии и нормативных актах.
Заключение
Сейчас в России аутсорсинг бухгалтерских услуг является одним из наиболее популярных направлений аутсорсинга. Это объясняется как характером самого бухучета, непрофильностью этого бизнес-процесса, так и значительным сокращением издержек при использовании услуг аутсорсера.
Если учесть все преимущества бухгалтерского аутсорсинга, можно прийти к выводу, что это оптимальный вариант для большинства фирм, как для представителей большого, так и для представителей среднего и малого бизнеса.
Стоимость услуг и порядок оплаты за аутсорсинг бухгалтерского учета определяется, исходя из объема работ и размера компании-заказчика. На первый взгляд может показаться, что аутсорсеры завышают стоимость своих услуг, пользуясь сложностью ее определения, однако досконально рассчитанная сумма, которую организация тратит на обеспечение работы бухгалтера, обосновывает всю целесообразность использования аутсорсинга.
Нужно понимать, что аутсорсинг не является автоматическим снижением затрат, наоборот, он может увеличить текущие издержки, но конечная выгода от использования аутсорсинга очевидна.