Помимо начисления налогов и перечисления их в бюджет, составления «первички», на бухгалтерию возложена обязанность составления налоговой и финансовой отчетности. Работа бухгалтера подвергается жесткому контролю и регламентирована законами, стандартами, методическими рекомендациями, которые меняются практически ежегодно. Не смотря на многочисленные дипломы и семинары, запомнить все тонкости в силах не любой человек. Ведение бухгалтерии и налогового учета нуждается в точности и своевременности.
Глава 1.
Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии> за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами.
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространенную форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.
Глава 2. Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы
Центр бухгалтерского обслуживания “Российский рынок”:
Сущность бухгалтерского аутсорсинга (outsourcing)
Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:
- учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
- введение в штат должности бухгалтера;
- передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
- ведение бухгалтерского учета лично.
Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing – передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).
С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.
Плюсы
Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:
- заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
- отчисления с фонда этой заработной платы;
- повышение курсов квалификации бухгалтеров;
- техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
- установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
- приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
- закупка канцелярских принадлежностей и др.
Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.
Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).
Минусы
С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:
- возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
- для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
- слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
- нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.
С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:
- составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;
- компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д. Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);
- сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;
- предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;
- дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;
- ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.
Объем работы
Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.
Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:
- постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:
• учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
• положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;
• проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;
• договоры о материальной ответственности;
• другие необходимые документы;
- ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:
• проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;
• обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;
• начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;
• подготовка платежных поручений к оплате;
• оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;
• ведение аналитического и синтетического учета;
• оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;
• ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;
• ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;
• учет фиксированных активов;
• расчет заработной платы;
• составление регистров бухгалтерского и налогового учета;
• предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию
Заказчика;
- ведение налогового учета, в т.ч.:
• заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;
• установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.
В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.
На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.
Заключение.
В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике. При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации. В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.