В современных экономических реалиях, особенно в промышленной сфере, важнейшим условием успешного ведения бизнеса является поддержание сохранности активов и бесперебойного функционирования производственных процессов. Практика показывает, что одним из самых действенных способов достижения этих задач выступает проведение инвентаризации на предприятии.
Эта процедура не только помогает получить точные данные о наличии и состоянии активов, но и укрепляет систему внутреннего контроля, минимизируя риски, связанные с ошибками или недобросовестными действиями сотрудников. Внедрение регулярной инвентаризации — это необходимый шаг к повышению прозрачности и устойчивости бизнеса.
Сложная специфика промышленного производства определяет строгие требования к организации внутреннего контроля и особенности проведения инвентаризации. Это становится особенно важным в условиях удлиненных поставок сырья, материалов, комплектующих и запасных частей, а также трудностей с международными расчетами. В таких обстоятельствах крайне важно обеспечить постоянный мониторинг наличия и достаточности ресурсов, чтобы поддерживать бесперебойную работу предприятия и минимизировать риски сбоев.
Сложная специфика промышленного производства определяет строгие требования к организации внутреннего контроля и особенности проведения инвентаризации. Это становится особенно важным в условиях удлиненных поставок сырья, материалов, комплектующих и запасных частей, а также трудностей с международными расчетами. В таких обстоятельствах крайне важно обеспечить постоянный мониторинг наличия и достаточности ресурсов, чтобы поддерживать бесперебойную работу предприятия и минимизировать риски сбоев.
Как инвентаризация имущества предприятия может предотвратить убытки и оптимизировать складские процессы
Практика показывает, что производственные простои нередко возникают из-за того, что необходимые запчасти к оборудованию, числящиеся в учете, на деле оказываются либо уже использованными, либо непригодными для эксплуатации.
Кейс
Один из клиентов обратился к нам за услугой проведения инвентаризации на предприятии. Во время проверки выяснилось, что неснижаемый запас оказался непригодным для использования: часть сырья превысила срок годности, а у некоторых запасных частей из-за длительного хранения в неподходящих условиях рассохлись резиновые соединительные элементы, что сделало их эксплуатацию невозможной.
Во время проверки выяснилось, что неснижаемый запас оказался непригодным для использования: часть сырья превысила срок годности, а у некоторых запасных частей из-за длительного хранения в неподходящих условиях рассохлись резиновые соединительные элементы, что сделало их эксплуатацию невозможной.
Во время проверки выяснилось, что неснижаемый запас оказался непригодным для использования: часть сырья превысила срок годности, а у некоторых запасных частей из-за длительного хранения в неподходящих условиях рассохлись резиновые соединительные элементы, что сделало их эксплуатацию невозможной.
Кроме того, было обнаружено, что значительная часть сырья и упаковки хранилась в условиях, способствующих быстрой потере их кондиционного состояния. Из-за отсутствия на складе системы адресного хранения, а также из-за неупорядоченных процессов сортировки и выдачи материалов в производство, компания понесла значительные убытки. Регулярная инвентаризация товарно-материальных ценностей не проводилась, что усугубило ситуацию. В результате пришлось списать сырье с истекшим сроком годности, а также оплачивать складские площади, занятые неликвидами, что увеличило финансовые потери.
В результате услуги инвентаризации предприятие сократило затраты на аренду складов более чем в два раза, а также оптимизировало процесс закупок и снизило расходы на утилизацию товарно-материальных ценностей, пришедших в негодность.
Таким образом, как показывает наш практический опыт, причины повышенных затрат на промышленном предприятии могут быть связаны с рядом факторов, негативное влияние которых можно существенно снизить при помощи инвентаризации:
В результате услуги инвентаризации предприятие сократило затраты на аренду складов более чем в два раза, а также оптимизировало процесс закупок и снизило расходы на утилизацию товарно-материальных ценностей, пришедших в негодность.
Таким образом, как показывает наш практический опыт, причины повышенных затрат на промышленном предприятии могут быть связаны с рядом факторов, негативное влияние которых можно существенно снизить при помощи инвентаризации:
Неэффективное использование складских площадей. Грамотное зонирование, грамотная планировка и рациональное использование пространства напрямую влияют на скорость работы, количество задействованного персонала и стоимость складских процессов. К этому также можно отнести издержки, связанные с хранением неликвидов, которые занимают полезные площади, затрудняют поиск, отпуск сырья и материалов, а также увеличивают количество возвратов.
Нарушение условий хранения. Некоторые материалы и товары требуют соблюдения особых условий хранения, таких как контроль влажности, температуры и других параметров. Несоблюдение этих условий приводит к порче ценностей, что влечет за собой дополнительные расходы на их утилизацию и закупку новых партий. Чтобы минимизировать такие риски, необходимо регламентировать условия хранения и закрепить их в соответствующих документах.
Отсутствие систематизации бизнес-процессов. Дублирование функций и нечеткое распределение обязанностей между сотрудниками увеличивают вероятность ошибок и приводят к дополнительным затратам на устранение последствий. Для максимальной эффективности важно оптимизировать процессы и грамотно определить зоны ответственности каждого участника.
Нарушение условий хранения. Некоторые материалы и товары требуют соблюдения особых условий хранения, таких как контроль влажности, температуры и других параметров. Несоблюдение этих условий приводит к порче ценностей, что влечет за собой дополнительные расходы на их утилизацию и закупку новых партий. Чтобы минимизировать такие риски, необходимо регламентировать условия хранения и закрепить их в соответствующих документах.
Отсутствие систематизации бизнес-процессов. Дублирование функций и нечеткое распределение обязанностей между сотрудниками увеличивают вероятность ошибок и приводят к дополнительным затратам на устранение последствий. Для максимальной эффективности важно оптимизировать процессы и грамотно определить зоны ответственности каждого участника.
Порядок проведения инвентаризации в организации закреплен в законодательных и подзаконных актах и состоит из трех этапов:
- На подготовительной стадии создаются инвентаризационные комиссии, разрабатываются необходимые внутренние документы и организуется подготовка помещений для проверки.
- На основном этапе выполняется непосредственная проверка имущества компании, которая включает физический пересчет товарно-материальных ценностей и оформление инвентаризационных описей.
- На завершающей стадии осуществляется сверка фактических данных с учетными показателями в сличительной ведомости, а также фиксация результатов инвентаризации в учетных документах.
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» начнет действовать с 1 апреля 2025 года. Этот стандарт вносит несколько новшеств в процесс учета и контроля материальных ценностей. Например, стали регламентированы случаи, когда проведение инвентаризации на предприятии обязательно. При этом, как и прежде, основные средства можно не инвентаризировать ежегодно. Такая мера обеспечивает уверенность собственников бизнеса и пользователей отчетности в достоверности ее данных.
Кейс
К нам обратился собственник деревообрабатывающего завода с вопросом о выявлении причин долговременного отсутствия дивидендов и причин убыточности предприятия. При проведении анализа и осмотра производства выяснилось, что руководитель не уделяет должного внимания отражению в учете вновь приобретенного крупного и мелкого оборудования. А также контролю за движением самой древесины, поступления бракованного сырья и некондиционной готовой продукции. Именно данный факт повлек за собой мошеннические действия персонала – мелкие предметы по типу электрических рубанков и бензопил сотрудники уносили домой или продавали сторонним покупателям, списывая их как пришедшие в негодность.
Качественную готовую продукцию записывали в некондиционную и по документам продавали желающим возместить разницу наличными денежными средствами, которые никогда не поступали в кассу предприятия. Был выявлен даже случай передачи пришедшего в негодность крупного обрабатывающего станка на металлолом не от самого предприятия, а от начальника цеха, деньги опять же не были внесены в кассу, станок так и числился как в наличии.
Качественную готовую продукцию записывали в некондиционную и по документам продавали желающим возместить разницу наличными денежными средствами, которые никогда не поступали в кассу предприятия. Был выявлен даже случай передачи пришедшего в негодность крупного обрабатывающего станка на металлолом не от самого предприятия, а от начальника цеха, деньги опять же не были внесены в кассу, станок так и числился как в наличии.
Мы проделали значительную работу по приведению учета в соответствие с реальным положением дел на предприятии, наладили все процессы и систему внутреннего контроля, и уже в первом квартале компания вышла на прибыль.
Инвентаризационные описи
При осуществлении операций с имуществом, будь то аренда, выкуп или продажа, процедуру инвентаризации осуществляет сторона, передающая активы (арендодатель или продавец). По итогам проверки составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются получателю имущества (арендатору или покупателю) для подтверждения состава и состояния переданных ценностей.
Кейс
К нам обратился собственник ресторана. Годом ранее он передал свой ресторан в аренду в полной комплектации: кухонное оборудование высокого класса, дорогая фирменная посуда и предметы сервировки, сделанная на заказ мебель для зала. Договор был оформлен так, что данный акт не был зафиксирован должным образом, однако стороны подготовили подробный акт приема-передачи.
При возврате из аренды выяснилось, что арендатор не относился добросовестно к предмету аренды и собственник рисковал понести от такого подхода существенные убытки.
Мы провели инвентаризацию, включающую идентификацию предметов имущества, сверку их с учетом и актом приема-передачи, оценкой кондиционности (степень износа, порчи или подмены на более дешевые аналоги). Также мы сопроводили процесс переговоров и деловую переписку с арендатором с поддержкой наших специалистов их юридического департамента, что позволило достичь договоренностей о компенсации убытков в кратчайшие сроки. Кроме этого, мы предложили собственнику правки в договор аренды с новым арендатором, чтобы таких рисков не возникало в будущем.
При возврате из аренды выяснилось, что арендатор не относился добросовестно к предмету аренды и собственник рисковал понести от такого подхода существенные убытки.
Мы провели инвентаризацию, включающую идентификацию предметов имущества, сверку их с учетом и актом приема-передачи, оценкой кондиционности (степень износа, порчи или подмены на более дешевые аналоги). Также мы сопроводили процесс переговоров и деловую переписку с арендатором с поддержкой наших специалистов их юридического департамента, что позволило достичь договоренностей о компенсации убытков в кратчайшие сроки. Кроме этого, мы предложили собственнику правки в договор аренды с новым арендатором, чтобы таких рисков не возникало в будущем.
В случае замены сотрудника, несущего материальную ответственность, нужно провести инвентаризацию на момент передачи дел новому ответственному лицу. Такой же порядок распространяется на коллективы с коллективной материальной ответственностью, если численность выбывающих членов превышает 50% от общего состава.
При установлении фактов хищений, злоупотреблений и порчи имущества необходимо проводить инвентаризацию в соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации, а также в случаях возникновения стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций.
При прекращении деятельности организации следует провести инвентаризацию перед формированием разделительного баланса. В ситуации признания компании банкротом закон отводит на проведение инвентаризации 3 месяца с момента начала конкурсного производства. Важно отметить, что организация вправе осуществлять инвентаризацию собственными силами в любом из вышеперечисленных случаев.
Как показывает практика, привлечение стороннего специалиста помогает обеспечить скорость, качество, независимый подход к пересчету. Это, прежде всего, необходимо для получения точных данных о материальных ценностях и обязательствах компании. Кроме того, подобный подход способствует оптимизации рабочих процессов, позволяя сотрудникам сосредоточиться на своих основных задачах, что особенно важно в период подготовки годовой отчетности.
Помимо случаев, когда проведение проверок является обязательным и регулируется новым ФСБУ, все чаще актуальным становится инициативный учет активов. Такая процедура чаще всего востребована на производственных предприятиях с длительной историей и значительными запасами, такими как запчасти для оборудования, сырье и материалы. Проведение инвентаризации имущества предприятия представляют особую ценность для руководства и владельцев компании, так как позволяют поддерживать порядок в учете ресурсов.
Как показывает практика, привлечение стороннего специалиста помогает обеспечить скорость, качество, независимый подход к пересчету. Это, прежде всего, необходимо для получения точных данных о материальных ценностях и обязательствах компании. Кроме того, подобный подход способствует оптимизации рабочих процессов, позволяя сотрудникам сосредоточиться на своих основных задачах, что особенно важно в период подготовки годовой отчетности.
Помимо случаев, когда проведение проверок является обязательным и регулируется новым ФСБУ, все чаще актуальным становится инициативный учет активов. Такая процедура чаще всего востребована на производственных предприятиях с длительной историей и значительными запасами, такими как запчасти для оборудования, сырье и материалы. Проведение инвентаризации имущества предприятия представляют особую ценность для руководства и владельцев компании, так как позволяют поддерживать порядок в учете ресурсов.
Например, в процессе таких проверок нередко удается установить причины существенных финансовых убытков, связанных с нерациональным использованием ресурсов, неэффективной организацией закупок и слабой дисциплиной на складах. Кроме того, наши эксперты часто обнаруживают уязвимые места в складской логистике, которые могут создавать условия для злоупотреблений или мошеннических действий со стороны персонала.
Как проводить инвентаризацию на предприятии:
1.Разработка плана:
Определите объекты (сырье, материалы, готовая продукция, оборудование и т.д.).
Установите цели и задачи.
Определите сроки проведения.
2.Формирование комиссии:
Назначьте ответственных лиц из разных отделов (бухгалтерия, склад, производство и др.).
Утвердите состав комиссии приказом руководителя.
3.Подготовка документации:
Издайте приказ о проведении проверки с указанием сроков, объектов и ответственных лиц.
Подготовьте инвентаризационные описи и акты.
4.Проведение инвентаризации:
Проверьте фактическое наличие товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и оборудования.
Используйте современные технологии (штрихкодирование, RFID-метки) для ускорения и повышения точности процесса.
Фиксируйте все данные в описях.
5.Сверка данных:
Сравните фактические данные с учетными (бухгалтерскими).
Выявите расхождения и определите их причины.
6.Оформление результатов:
Составьте акт инвентаризации с указанием выявленных расхождений.
Утвердите результаты у руководства.
7.Принятие мер по результатам:
Проведите корректировку учетных данных.
При необходимости инициируйте расследование по выявленным недостачам или излишкам.
Разработайте меры по оптимизации управления запасами и предотвращению потерь.
8.Анализ и оптимизация:
Проанализируйте результаты инвентаризации.
Внедрите изменения в процессы учета и управления запасами для снижения издержек и предотвращения простоев.
Определите объекты (сырье, материалы, готовая продукция, оборудование и т.д.).
Установите цели и задачи.
Определите сроки проведения.
2.Формирование комиссии:
Назначьте ответственных лиц из разных отделов (бухгалтерия, склад, производство и др.).
Утвердите состав комиссии приказом руководителя.
3.Подготовка документации:
Издайте приказ о проведении проверки с указанием сроков, объектов и ответственных лиц.
Подготовьте инвентаризационные описи и акты.
4.Проведение инвентаризации:
Проверьте фактическое наличие товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и оборудования.
Используйте современные технологии (штрихкодирование, RFID-метки) для ускорения и повышения точности процесса.
Фиксируйте все данные в описях.
5.Сверка данных:
Сравните фактические данные с учетными (бухгалтерскими).
Выявите расхождения и определите их причины.
6.Оформление результатов:
Составьте акт инвентаризации с указанием выявленных расхождений.
Утвердите результаты у руководства.
7.Принятие мер по результатам:
Проведите корректировку учетных данных.
При необходимости инициируйте расследование по выявленным недостачам или излишкам.
Разработайте меры по оптимизации управления запасами и предотвращению потерь.
8.Анализ и оптимизация:
Проанализируйте результаты инвентаризации.
Внедрите изменения в процессы учета и управления запасами для снижения издержек и предотвращения простоев.
Остались вопросы? Напишите нам! Мы занимаем 1-е место в рэнкинге RAEX в области аутсорсинга учетных функций по бухгалтерскому и налоговому учету (по итогам 2024 года). Рекомендательные письма смотрите здесь.
