На практике лишь 10% руководителей и индивидуальных предпринимателей пользуются собственными электронными подписями для подписания отчётов и других бизнес-документов. Остальные предпочитают делегировать право подписи уполномоченным представителям: сотрудникам компании или специалистам по бухгалтерскому сопровождению.
Напомним, на сегодняшний день представитель может подписывать отчёты с помощью сертификата сотрудника. Это можно сделать двумя способами:
- С помощью личного сертификата физического лица, выданного в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ), и машиночитаемой доверенности (МЧД) для подтверждения полномочий.
- С использованием сертификата сотрудника (также известного как КЭП или электронная цифровая подпись юридического лица) с данными организации. Доверенность не нужна.
Однако с сентября 2024 года сертификатами сотрудников воспользоваться будет нельзя. Для того чтобы подписывать отчётность или электронные первичные документы, бухгалтеру потребуется электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность. Таким образом, к указанной дате, каждый уполномоченный представитель должен будет получить личный сертификат физлица. В то же время организация и индивидуальный предприниматель обязан выпустить для представителя машиночитаемую доверенность.
Кого не коснутся новые правила:
- Индивидуальных предпринимателей и компании, в которых все электронные документы подписывает руководитель с использованием УКЭП.
- Организации и ИП, которые уже выпустили МЧД для своих уполномоченных представителей.
Что нужно сделать до 1 сентября:
- Оформить УКЭП для физического лица в коммерческом удостоверяющем центре.
- Сделать машиночитаемую доверенность (МЧД) в соответствии с различными форматами, предусмотренными законодательством. Можно использовать версию 003 машиночитаемой доверенности (МЧД), которая подходит для обмена документами с бизнес-партнёрами (B2B) и различными государственными органами (B2G). Версия 003 доступна на портале Госуслуг и на специальном портале ФНС.
- При оформлении доверенности необходимо указать полномочия, которыми наделяется представитель. Классификатор полномочий доступен на портале «Госуслуги». Справочник с кодами полномочий для обмена информацией с налоговой службой размещён на сайте ФНС в письме от 16.08.23 № ЗГ-3-26/10692.
- Подписать доверенность с использованием УКЭП руководителя или индивидуального предпринимателя, которую выдают в Федеральной налоговой службе или доверенных удостоверяющих центрах.
Как пользоваться машиночитаемой доверенностью?
Уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен заверить файлы личной электронной цифровой подписью физического лица и приложить машиночитаемую доверенность (МЧД). Однако каждый раз прикладывать доверенность необязательно. Можно действовать так:
- один раз загрузите МЧД в реестр на специальном портале ФНС;
- затем при каждом подписании документов отправляйте не саму доверенность, а её реквизиты.
Переоформление доверенности, можно ли исправить МЧД?
Этого сделать нельзя, но есть другие варианты. Например:
Руководитель аннулирует доверенность, которую ранее выдал определённому лицу, и выдаёт новую доверенность другому лицу. Чтобы уведомить налоговую инспекцию об отзыве МЧД, следуйте рекомендациям ФНС, указанным в письме от 20.01.22 № ЕА-4-26/534. Если МЧД находится в реестре на сайте ФНС, просто загрузите туда же приказ об отмене доверенности.
Машиночитаемую доверенность следует отозвать и в других ситуациях, например, когда сотрудник увольняется или отказывается от предоставленных ему ранее полномочий.
Представитель, на которого оформлена доверенность, самостоятельно передаёт свои полномочия другому лицу. Такой вариант возможен только в том случае, если доверенность выдана с правом передоверия (пункт 1 ст. 187 Гражданского кодекса РФ). Такая доверенность называется корневой, и её может подписать только руководитель или индивидуальный предприниматель с использованием своей усиленной квалифицированной электронной подписи.
Уполномоченный представитель, имеющий корневую машиночитаемую доверенность, может передать свои полномочия без участия руководителя или индивидуального предпринимателя.
Машиночитаемую доверенность следует отозвать и в других ситуациях, например, когда сотрудник увольняется или отказывается от предоставленных ему ранее полномочий.
Представитель, на которого оформлена доверенность, самостоятельно передаёт свои полномочия другому лицу. Такой вариант возможен только в том случае, если доверенность выдана с правом передоверия (пункт 1 ст. 187 Гражданского кодекса РФ). Такая доверенность называется корневой, и её может подписать только руководитель или индивидуальный предприниматель с использованием своей усиленной квалифицированной электронной подписи.
Уполномоченный представитель, имеющий корневую машиночитаемую доверенность, может передать свои полномочия без участия руководителя или индивидуального предпринимателя.
