Ошибки бухгалтера: последствия для вашего бизнеса и как их исправить?
Бухгалтер допустил ошибку — пени и штрафы оплачивает директор компании. Известно немало случаев, когда невнимательные штатные бухгалтеры дорого обходились работодателю. Помимо денежных взысканий, руководитель может получить административное или даже уголовное наказание. Исходя из этого очевидно, что бухгалтерский аутсорсинг — это лучшее решение для организации, ведь в таком случае ошибки и ответственность бухгалтера застрахованы, специалист обязан возместить убытки заказчику, так как это прописано в договоре.
Помните!
Если вы предоставили ведение бухучета организации новому сотруднику, то за ошибки бывшего бухгалтера он ответственности не несет. В случае обнаружения каких-либо правонарушений за все будет отвечать предыдущий работник, но есть четкие сроки давности привлечения к ответственности. Они установлены в статье 15.5 КоАП РФ. Срок давности за несвоевременное представление налоговых деклараций и расчетов по страховым взносам составляет 1 год.
С момента обнаружения нарушения прошло меньше года? Бухгалтер все равно получит штраф, даже если уже давно не работает в вашей компании.
Как исправить ошибку в бухгалтерии и избежать негативных последствий?
За просчеты и оплошности специалист бухгалтерской сферы может понести дисциплинарную, административную, материальную, гражданско-правовую и даже уголовную ответственность.
Ошибки в работе бухгалтера влекут за собой пересчет налогов и других обязательных платежей в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового законодательства. Существует специальный порядок исправления ошибок, а их выявление и ликвидация — сложный и трудоемкий процесс, поэтому это проще доверить сторонней аутсорсинговой компании. Ваши штатные бухгалтеры не будут отвлекаться от ведения текущих задач, в то время как наши специалисты проведут аудит существующих проблем и исправят их в короткие сроки.
Примеры бухгалтерских ошибок:
Не использованы возможности минимизации налоговой базы.
За это не накажут, но непредусмотрительность сотрудника дорого обойдется директору. Например: курс рубля изменился — это принесло компании убытки вместо прибыли. Что сделает бухгалтер, который хорошо разбирается в законодательстве? Он не будет списывать ущерб в полном объеме, а распределит убытки на следующие налоговые периоды.
Не учтены последние изменения в законодательстве, сдана отчетность по старой форме.
В законодательстве сейчас все быстро меняется. Именно поэтому так важно отслеживать все новые отчеты и их формы, сроки предоставления данных, не забывать своевременно обновлять базу отчетов. В противном случае вы можете получить штраф от федеральных органов власти.
Ситуация с упрощенной системой налогообложения.
Если организация придерживается УСН, то можно ограничиться книгой расходов и доходов, а не вести бухгалтерский учет полноценно. Да, это удобно, но в этом кроется опасность. Бухгалтер может не заметить, что компания превысила лимит по годовому доходу в рамках упрощенки, а в таком случае организация теряет доступ к использованию этого режима.
Не приняты во внимание правки других пользователей.
Можно настроить уведомления о том, какие правки внесены другими коллегами, либо запретить их совсем. Ведь иногда бывает так: менеджер в последний момент договорился с клиентом о другой сумме и изменил ее, а бухгалтерию предупредить об этом забыл.
Нарушение кассовой дисциплины.
Все безналичные расчеты, а также прием, выдача, хранение наличных денежных средств должны строго учитываться. Правила, по которым следует вести кассу, установлены в российском законодательстве. Ведение кассовой дисциплины контролирует налоговая служба и, в некоторых случаях, банк. Даже незначительные недочеты чреваты штрафами. Самые распространенные из них: неправильный расчет остатков, превышение лимита расчета, отсутствие кассовой книги или пренебрежительное ее ведение.
Внимательно не проверены реквизиты, неверный расчет отпускных и прочих пособий.
В этом случае необходима внимательность, неторопливость и точный контроль данных во время подсчета и перед отправкой. Так вы сможете избежать путаницы и спорных ситуаций. Если в платежке были указаны неправильные реквизиты, то это нужно исправить как можно скорее — иначе денежные средства пропадут, а задолженность останется.
Беспорядок, потеря и порча документов.
Финансовые операции необходимо подкреплять документами: собирать чеки, бланки, накладные, акты и сохранять старые платежки, даже если у вас совсем небольшая организация, а вы индивидуальный предприниматель на УСН. Когда документация в порядке, то при налоговой проверке вам будет проще подтвердить расходы и доходы компании. Переход на электронный документооборот значительно упрощает работу бухгалтера и помогает быстро найти нужную информацию за 1 минуту.
Ошибки в проводках, первичной документации, опечатки.
Начисление зарплаты, расчет себестоимости товаров — в этих моментах чаще всего возникают неточности. Иногда даже опытным бухгалтерам не всегда легко выполнить сложную проводку и не растеряться в корреспондирующих счетах. Специалисты, которые работают не так давно, должны уточнять спорные моменты у более опытных коллег и все перепроверять много раз. «Первичка» — это то, на что в первую очередь смотрят налоговые органы при проверке, поэтому вести ее нужно корректно и грамотно.
Почему так важно исправлять ошибки в бухгалтерском учете вовремя?
КоАП РФ, статья 15.11 определяет следующие штрафы:
Административный штраф для должностных лиц от 5 тыс. до 10 тыс. рублей за грубое нарушение финансовой отчетности и требований к бухучету.
Если административное нарушение совершено повторно, то компанию могут дисквалифицировать сроком до 2-х лет, или выписать штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей для должностных лиц.
Компания «Информаудитсервис» восстановит ваш бухгалтерский учет, исправит все ошибки главного бухгалтера и подскажет, как не совершать их в будущем. Мы найдем, когда была сделана ошибка (до или после отправки годовой отчетности), в каком именно документе (в отчетности или в первичке). Для любой компании очень важно регулярно проводить аудит бухгалтерского учета, так как это сэкономит деньги и время, а также поможет избежать разных неприятностей с контролирующими инстанциями.