Аутсорсинг бухгалтерского учета

В период нестабильности экономики и постоянно меняющейся окружающей среды компаниям приходится искать все более новые и результативные способы снижения затрат и повышения прибыльности своего бизнеса. Аутсорсинг является относительно новым, но весьма эффективным методом оптимизации издержек фирмы. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от англ. «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов. Т.е. аутсорсинг – это передача на договорной основе непрофильных функций другим организациям, которые специализируются в конкретной области и обладают соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами.

Сегодня уже около половины вновь образующихся компаний сразу начинают использовать схемы аутсорсинга, особенно в сфере бухгалтерского учета и ведения налоговой отчетности. Переход на удаленное управление бухгалтерией позволяет получить значительную экономию средств, открывает доступ к свежей и самой полной законодательной базе, и при этом с гарантией абсолютной конфиденциальности.

Актуальность выбранной темы статьи объясняется тем, что бухгалтерский аутсорсинг – одна из самых эффективных моделей ведения бизнеса. Такая модель не только помогает компании, которая ее применяет, быстро и успешно развиваться. Сущность аутсорсинга бух-галтерского учета заключается в первую очередь в передаче рутинных функций по бухгал-терскому обслуживанию сторонней бухгалтерской компании. Прежде всего, бухгалтерский аутсорсинг экономически эффективен для тех компаний, которые достигают своей бизнес-цели через экономию временных и материальных ресурсов. 

Цель статьи – рассмотреть сущность аутсорсинга бухгалтерского учета, порядок и эффективность его применения Российскими компаниями.

Аутсорсинг бухгалтерии имеет множество положительных моментов для организации, применяющей данную модель ведения учета. Однако существуют и проблемы, связанные с этой сферой. Для реализации поставленной цели будут решены следующие задачи:

1) Изучение понятия и сущности аутсорсинга бухгалтерского учета;
2) Рассмотрение аутсорсинга бухгалтерии как метода повышения экономической эффективности компании;
3) Выделение проблем развития аутсорсинга учета в России и предложение путей их устранения
4) Рассмотрение аутсорсинга бухгалтерского учета как меры борьбы государство с незаконными схемами ведения бизнеса
5) По итогам проведенной работы будут сделаны соответствующие выводы

1.Аутсорсинг бухгалтерского учета

1.1 Понятие и сущность аутсорсинга бухгалтерского учета

«Бизнес без бухгалтерии»

Все прекрасно понимают, что бизнес не может обойтись без бухгалтерского учета, (более того, это регламентировано законодательством: ФЗ « О бухгалтерском учете №129 от 21.11.1996 г.). Однако бывают ситуации, когда компания не хочет или не может вести бухгалтерский учет в полном объеме самостоятельно. Ведь бухгалтерский учет – дело объемное и сложное, требующее повышенного внимания, времени, квалифицированных кадров и средств. Для таких организаций весьма выгодно передать эту функцию специализированной сторонней организации.

В мировой практике такое делегирование полномочий называется аутсорсингом. Буквально несколько лет назад понятие «аутсорсинг» воспринималось как малопонятный и малозначащий для руководителей отечественных компаний термин, заимствованный из мировой практики. В настоящее время развитие аутсорсинга в сфере ведения учета и составления налоговой отчетности набирает обороты.

Созданию положительного имиджа аутсорсингу учета способствует прежде всего деловая пресса, которая адресована управленцам предприятий: регулярно в периодических изданиях появляются все новые статьи с примерами успешного внедрения фирмами услуг аутсорсинга, а также о противоположных примерах «полупарализованных» компаний с раздутым штатом, руководители которых излишне консервативны и никак не могут отказаться от непродуктивных подразделений, выполняющих рутинную работу. Сегодня все больше вновь образованных компаний стре-мятся сразу же построить свой бизнес с внедрением услуг аутсорсинга. Колоссальный про-гресс за несколько десятилетий. Аутсорсинг действительно входит в моду!

Однако хочется сразу разграничить понятия аутсорсинга бухгалтерского учета и разовых, нерегулярных ситуаций привлечения фирмой услуг внештатного бухгалтера. На мой взгляд, в нашей стране эти понятия часто путают или вовсе ассоциируют, скорей всего из-за сравнительно небольшого опыта их применения. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы фирмы-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается еще и непосредственное управление этими функциями и процессами.

В отличие от бухгалтерских услуг, которые в основном носят эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерского учета — это стратегия на перспективу, она влечет за собой глобальную перестройку бизнес-процессов внутри компании. Итак, привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, т.к. поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и следовательно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, более того, он лишен ряда других возможностей специализированной компании. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы компании имеют неоспоримое преимуще-ство перед профессионалами-индивидуалами. Прежде всего это возможность учета отрасле-вых особенностей фирмы-заказчика в виду наличия большого штата бухгалтеров-профессионалов, и, конечно, же это та степень ответственности, которую могут гарантиро-вать только полноценные специализированные организации.

Согласно п. 2 ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129 от 21.11.1996 г. руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Передача бухгалтерского учета специализированной организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год. Формирование учетной политики может быть поручено специализированной организации (п. 4 ПБУ 1/2008). Что касается налогового учета, то интересы налогоплательщика – организации может представлять в налоговых правоотношениях его уполномоченный представитель (п.6 п.1 ст. 21, п.1 ст. 26 НК РФ).

Столь стремительное внедрения аутсорсинга бухгалтерского учета объясняется прежде всего эффективностью его применения. Поэтому аутсорсинг бухгалтерского учета можно рассматривать как метод повышения экономической эффективности предприятий, особенно в период кризиса.

1.2 Аутсорсинг бухгалтерского учета как метод повышение эффективности организации

«Заниматься не тем, что можешь сделать лучше всего, а тем, что можешь купить выгоднее всего»

В период кризиса любое предприятие думает прежде всего о том, как сохранить позиции на рынке, поддержать на должном уровне основные показатели финансового состояния, обеспечить эффективный контроль за расходованием и распределением активов. В период нестабильности одним из главных рисков для предприятия могут стать высокий уровень затрат. Поэтому руководители компаний обязаны своевременно реинтегрировать деятельность компании таким образом, чтобы она была в состоянии совладать с периодически возникающими проблемами.

В подобной ситуации существенную помощь окажут специализированные, профессиональные организации, которым можно передать «непрофильный» функционал на исполнение. Таким образом аутсорсинг бухгалтерии в период кризиса может стать спасательным кругом как для малых и средних предприятий, и даже для крупных и много-профильных компаний. Ключевым моментом в принятия решения о начале перехода на рельсы аустсорсинга бухгалтерии, конечно, является «золотое правило» внедрения любого новшества: общий положительный эффект от нововведения должен превышать затраты на его создание.

Внедрение аутсорсинга является несравнимым преимуществом для компаний, находящихся так сказать на этапе start-up. В этот момент все процессы и идеи находятся в зачаточном состоянии, бизнес учится расти в новых условиях, начинает решать финансовые проблемы, диктуемые молниеносно изменяющейся окружающей средой, избирать стратегию управления активами. На начальном этапе любая компания похожа на ребенка, которому нужен опытный учитель, чтобы уверенно встать на ноги, научится ходить и наконец, войти в период роста с необходимыми знаниями и должной организацией всех экономических про-цессов. В какой-то мере аутсорсинг можно сравнить с профилактикой здоровья организации, особенно необходимой в периоды таких финансовых катаклизмов как сейчас.

Для функционирующих компаний выгодно обратиться к услугам аутсорсинга в момент переживания бизнесом переходного или даже кризисного периода развития, когда изменения действующей структуры управления и учета необходимы словно воздух. Другими стимулами передачи учета в «профессиональные руки» вполне могут быть мощный рост бизнеса, в результате чего нагрузка и затраты от непрофильных процессов существенно возрастают, так же как и трудности с наймом высококвалифицированных сотрудников.

Для того чтобы эффективно сотрудничать с аутсорсером, организации прежде не пользовавшейся подобными услугами, требуется быть готовой к изменению своих внутренних бизнес-процессов, и к тому, что в первое время по ряду причин, как то: отсутствия опыта аутсорсинга, сопротивления сотрудников внутри компании, предыдущие ошибки в ведении бизнеса, аутсорсинг может показаться невыгодным, однако, по прошествии срока первоначальных внутренних изменений, модель становится действительно эффективной.
Часто происходит так, что за ежедневной рутиной теряется смысл бизнеса и основным становится администрирование, начинает стремительно развиваться и расцветать типичная бюрократическая модель управления и бизнес начинает умирать. Тактические задачи компании требуют прежде всего оптимизации, которая может быть достигнута с помощью аутсорсинга бухгалтерских и финансовых услуг.

Итак, подведем итоги. В ряде преимуществ пользования услугами аутсорсинга бухгалтерского учета можно выделить следующие:

1) Возможность для руководителей компании не отвлекаться на управление бухгалтерией, как обслуживающим подразделением, а уделять больше внимания основному бизнесу компании.
2) Фирмой-аутсорсером гарантируется достоверность составленной бухгалтерской финансовой отчетности, улучшается качество ведения бухгалтерского учета;
3) Аутсорсер содержит высокооплачиваемых профессионалов за счет большого объема выполнения этой функции; 
4) Происходит решение проблемы с обучением, привлечением и удержанием квалифицированного персонала и проблем, возникающих в связи с непрерывностью бизнес-процессов (замена персонала на время обучения, отпуска, болезни.)
5) Появляется возможность для снижения или избежания расходов и издержек на компьютерную и оргтехнику, программное обеспечение и прочее офисное оборудование, необходимые для функционирования собственного штата бухгалтерии.

2.Проблемы развития аутсорсинга бухгалтерского учета и возможные пути их решения

2.1 Отсутствие нормативной базы

Аутсорсинг финансовых функций и непосредственно бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Широкому распространению аутсорсинга в России препятствует целый ряд факторов. Объективный и, пожалуй, самый главный — отсутствие нормативной базы. Понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. Можно воспользоваться ст. 421 ГК РФ, согласно которой граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией.

Одним из возможных вариантов заключения договоров является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик – оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ). Зачастую эти договоры составлены неграмотно и при наступлении спорных случаев и вопросов могут трактоваться двояко. Такие договоры редко учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).

По данном вопросу можно предложить со стороны государства пересмотр нормативно-правовой базы в этой области, возможно введение в Гражданский Кодекс РФ статьи, по-священной аутсорсингу, которая регламентировала бы отношения специализированной компании-аутсерсера и клиента. Если говорить непосредственно об ауторсинге бухгалтерского учета, то хотелось бы, чтобы данные отношения были закреплены в основном документе, регулирующем бухгалтерский учет – это, конечно же, Федеральный закон «О Бухгалтерском учете». Как известно, на повестке дня стоит вопрос о скором выходе в свет Законопроекта о бухгалтерском учете, «действие которого будет распространяться на все юридические лица, органы государственной власти, местного самоуправления, а также индивидуальных пред-принимателей, адвокатов и т. д.

Перечисленные субъекты станут называться экономически-ми субъектами. Независимо от выбранной системы налогообложения на них ложится обязанность по ведению бухгалтерского учета.» Т.е. все субъекты бизнеса будут обязаны вести бухгалтерский учет.

За организацию ведения бухучета отвечает руководитель экономического субъекта, который обязан будет возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор со сторонними специалистами. Таким образом в Новом Законе опять не будет прописан аутсорсинг бухгалтерского учета (как передачу функций специализированной, аттестованной организации – юридическому лицу), а лишь названа возможность заключения договора со сторонним внештатным бухгалтером или «специалистами». 

Учитывая несовершенство Российского законодательства по данному вопросу для руководителей организаций, в целях уменьшения налоговых рисков при заключении договоров аутсорсинга бухгалтерского учета рекомендуется учитывать следующее:

- в договор необходимо включить все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для договоров данного вида, а предмет договора должен быть четко прописан;
- операции по оказанию аутсорсинговых услуг должны быть правильно оформлены, подтверждены документами (договор, акт об оказании услуг).
- в договоре должны быть указаны пункты о возмещении организацией убытков, штрафов, пени, понесенных клиентов

2.2 Требования к компетентности. Необходимость создания Профессиональных аккредитованных объединений специализированных компаний по ведению бухгалтерского учета

Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень знаний и навыков в области управления и учета— определение целей и задач, четкая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсе-ра, целесообразно все упомянутые аспекты продумать и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры отечественных компаний. Также полностью отсутствует общая информационной база по аутсорсерам. Дело в том, что распознать аутсорсеров очень сложно.

Кто-то позиционирует себя как аудиторская фирма, кто-то как финансово-консалтинговый центр либо просто "опытный бухгалтер возьмет предприятие на абонентское обслуживание". При этом аутсорсеры признаются, что у них нет особой потребности в рекламе. Клиентская база чаще всего формируется на рекомендательном уровне, информация передается по "сарафанному радио". И это намного эффективнее, чем любые объявления. В целях развития рынка аутсорсинга бухгалтерии и в целях повышения качества предоставляемых этими фирмами услуг следует учредить обязательное лицензирование таких компаний и аттестацию их сотрудников. Эф-фективным и логичным был бы шаг по созданию профессиональных аутсорсинговых объединений, подобных Профессиональным аудиторским организациям на региональном и федеральном уровнях, введения внутренних правил и кодекса аутсорсеров бухгалтерского учета.

3.Аутсорсинг бухгалтерского учета как способ перевода российских компаний на бизнес "по белому"

«Аутсорсинг — шаг к цивилизованности бизнеса»

Характерными чертами организации бизнеса в России всегда считались беззаконие, уклонение от налогов, взяточничество, черная бухгалтерия. Причин тому множество – почти любой бизнесмен считает, что если он заплатит все налоги, и будет подчиняться всем пунктам существующего законодательства, то он просто останется без прибыли. До сих пор распространено мнение, что создание «белого», легального во всех смыслах бизнеса сегодня просто невозможно. Для «обеления» своего бизнеса нужно избавиться от стереотипов, что ведение бизнеса в России возможно лишь при наличии «серых схем» обналичивания средств, уклонения от налогов, дачи взяток, оплаты сотрудникам в конвертиках (обратимся к статистике, по итогам 2010 года 20% зарплат было выплачено в конвертах).

В настоящее время Россия стремительно переходит на МСФО, обусловлено это многими факторами, важнейшим из которых является привлечение иностранных инвесторов. Страховые и организации, банки обязаны в обязательном порядке предоставлять отчетность по МСФО. В условиях мирового кризиса значительно затруднилась система выдачи банками кредитов, что серьёзно сказалось и на предпринимательской активности.

Прозрачная бухгалтерия позволяет компании вести более открытую и следовательно – более эффективную политику по привлечению банковских кредитов и сторонних инвестиций. В настоящее время вести свой бизнес в России законно становится все более выгодно и именно аутсорсинг бухгалтерского учета может выступить как мера борьбы с черной бухгалтерией и мошенническими схемами. Аутсорсинг бухгалтерского учета может стать эффективным инструментом в руках государства в процессе ликвидации серых схем ведения бизнеса и перевода его в за-конное русло, потому что передачу бухгалтерского учета на аутсорсинг можно осуществить только в случае, если компания готовит «белую» отчетность. Можно сделать вывод, что основополагающей целью государства в вопросе аутсорсинга бухгалтерии является его активное пропагандирование, развитие и обеспечение нормативно-правовой базой.

Заключение

В ходе изучения темы: «Аутсорсинг бухгалтерского учета» было выявлено, что в настоящее время развитие аутсорсинга в сфере ведения учета и составления налоговой отчетности набирает обороты. Однако следует четко разграничить понятия аутсорсинга бухгалтерского учета и разовых ситуаций привлечения фирмой услуг внештатного бухгалтера. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы фирмы-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.

Аутсорсинг бухгалтерии выгодный шаг на пути повышения финансового положения компании. Можно выделить следующие «плюсы» сотрудничества со специализированными сторонними фирмами по финансовым делам:

1)Руководство может не отвлекаться на управление бухгалтерией как обслуживающим подразделением и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.
2)Фирма может решить проблемы с привлечением и обучением квалифицированного персонала; компания может избежать расходов на компьютерную технику, программное обеспечение и прочее офисное оборудование.
3)Фирма получит гарантированно достоверную отчетность, улучшит качество ведения бухучета за счет высокого профессионализма сотрудников организации-аутсорсера;
4) Фирма вправе возместить убытки, связанные с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным представлением отчетности, за счет поставщика услуг.

Аутсорсинг бухгалтерии имеет и проблемы развития применительно к отечественным компаниям. В первую очередь, это отсутствие нормативно-правовой базы по этому вопросу. Важным шагом на пути развития аутсорсинга бухгалтерского учета стало бы создание про-фессиональных аттестованных объединений аутсорсеров, имеющих внутренние правила, кодекс и подлежащие обязательному лицензированию.

Внедрение аутсорсинга учета в практику ведения бизнеса Российских компаний выгодно не только руководителям этих компаний, но и государству в целом, особенно в области фискальной политики. Поскольку аутсорсинг учета может выступить эффективным методом перехода отечественного бизнеса на «белые», законные схемы ведения учета. Прозрачность отчетности Российских компаний может при-влечь рост интереса иностранных инвесторов к Российской экономике.

Если вы видите необходимость передать бухгалтерию вашей компании на аутсорсинг, но на сегодняшний день у вас есть немало сомнений и вопросов по этому поводу, просто свяжитесь с нашим экспертом и вы получите детальную картину об аутсорсинге! Оставляйте заявку в форме внизу и наш эксперт свяжется с вами — консультация будет бесплатной!