ТОП-5 проблем при инвентаризации

Собственник полагает, что у него есть актив, а при близком рассмотрении оказывается, что нет. Чтобы избежать заблуждений, надо проводить инвентаризацию, но делать это верно. Иначе эффекта не будет. Один из наиболее эффективных способов контроля за состоянием имущества — инвентаризация. Сегодня есть ПО, которое способно проводить ее в автоматическом режиме. Однако такое ПО недешево. Поэтому большинство компаний, даже крупных, до сих пор проводят инвентаризацию вручную.
Рассмотрим ошибки, которые сотрудники при этом допускают.

Перед проведением инвентаризации необходимо определить состав инвентаризационной комиссии, материально ответственных лиц (МОЛ), ответственных за отдельные участки и составить приказ о проведении инвентаризации, подготовить инвентаризационные описи, содержащие графы для всех данных, которые компании необходимы для принятия управленческих решений. Исходя из нашего опыта, при проведении инвентаризации часто добавляются графы для внесения отметок о кондиционности и сроке годности товаров, оборудования, сырья, ссылок на фотобанк проинвентаризированных объектов и поставщике.

Некоторые компании умудряются проводить инвентаризации без присутствия МОЛов или всех членов комиссии. Можно сказать, что вся работа тогда проведена зря: результаты такой инвентаризации не могут быть признаны действительными, даже если все посчитано верно.

Ещё одна проблема — искажение результатов инвентаризации из-за того, что товары пересчитываются на складах или в производственных помещениях, на которых продолжается процесс движения товарно-материальных ценностей, и остановить это невозможно.

При проведении инвентаризации на складе запчастей производственного предприятия с круглосуточным производственным циклом и изношенным оборудованием, требующим частого ремонта, после первого дня пересчета и ночного перерыва наши сотрудники обнаружили, что часть проинвентаризированных запчастей исчезли со склада. При этом появились запчасти, которые не были обозначены в инвентаризационных описях, утвержденных заранее. Оказалось, что ночью потребовался срочный ремонт для оборудования, и кладовщик отпустил в производство часть деталей, а рано утром были поставлены новые запчасти, которые кладовщик разложил по стеллажам хранения. Такой подход может повлечь за собой отражение некорректных результатов в виде несуществующих недостач и излишков.

Мы провели инструктаж сотрудников: объяснили, что инвентаризация проводится на определенную дату, и брать посчитанные запчасти со склада нельзя. Организовали изолированную зону для складирования поступлений во время проведения инвентаризации с формированием отдельной ведомости «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». При отпуске в производство ТМЦ на первичные документы по перемещению проставлялась отметка «ТМЦ, выбывшие в процессе производства», отпуск производился в присутствии нашего сотрудника, даже в ночное время. При подведении результатов пересчета все выбытия были учтены по документам, и клиент получил достоверные результаты инвентаризации.

Акт об инвентаризации могут признать недействительным не только потому, что в нём не обозначены сроки инвентаризации, но также из-за того, что они нереальны. На такие нюансы часто обращают внимание как аудиторы, так и налоговые инспекторы. Например, если инвентаризацию всех участков комиссия крупной компании провела за 1-3 дня, то, скорее всего, она была формальной. Сроки проведения инвентаризации должны соответствовать масштабу работ по фактическому пересчету, сверке данных с документами.

Если же инвентаризация проводится не формально, но в сжатые сроки, комиссия не успевает проводить качественный пересчет. Это само собой приводит к искажениям данных по фактическому наличию ценностей или упущению важных деталей по дополнительным задачам, которые ставит руководство компании перед инвентаризационной комиссией.

Кейс: сотрудники боялись штрафов и не углублялись в детали
Сотрудниками компании по торговле мелкими электротехническими изделиями проводилась инициативная инвентаризация собственными силами. Сроки были назначены сжатые, многие сотрудники из-за возможных штрафов за срыв сроков перестали уделять внимание тому, лежат ли в коробах одинаковые изделия, ориентируясь только на цвет упаковки. Результаты инвентаризации были не понятны никому и не могли использоваться в управленческих целях.

Решение: повторная инвентаризация с профи
Руководство компании было вынуждено проводить повторный пересчет силами сторонних специалистов. Мы разъяснили генеральному директору и топ-менеджерам, что качественный пересчет может быть произведен только в определенный срок, представив методику расчета количества необходимого персонала и сроков пересчета. Обговорили цели, для которой проводится инвентаризация, и предложили дополнить стандартные инвентаризационные описи графами с информацией, которая будет использована при принятии управленческих решений. Так были внесены графы для ссылки на фотобанк для сложных и дорогостоящего оборудования, при продаже которого важен учет серийного номера. Добавили графы для внесения весо-габаритных параметров, наличия некомплектности изделий или их некондиционного состояния.

Инвентаризация с четко спланированными сроками и качественным результатом позволила руководству компании принять решения, направленные на оптимизацию затрат и успешно достичь своих целей. Благодаря информации по весо-габаритным параметрам товара компания сократила затраты на доставку до конечного покупателя — компания стала заранее просчитывать объем доставляемого товара для заказа оптимального транспорта. Некондиционный и некомплектный товар продали, что позволило сократить арендуемые под склад площади на 20% и количество обслуживающего его персонала.

Инвентаризация РИД или нематериальных активов — эффективный метод контроля над состоянием нематериальных активов и интеллектуальной собственности предприятия. Важно, чтобы инвентаризация для подтверждения обоснованности признания объектов учета нематериальными активами выполнялась в соответствии с обязательным к применению ФСБУ 14/2022.

Закон, возобновляющий льготные условия постановки на учет прав на результаты интеллектуальной деятельности (РИД), выявленных в ходе инвентаризации, позволяет ставить на баланс выявленные РИД без уплаты налога на прибыль 20%, что, конечно же, большой плюс для бизнеса. Данная льгота доступна ограниченный период – крупный бизнес может ей пользоваться до 31 декабря 2024 года, малый и средний бизнес — до конца 2026 года.

Если компания в ходе своей хозяйственной деятельности производит не только саму продукцию или услугу, но и объекты интеллектуальной деятельности, крайне важно вовремя оформить все правоохранные документы и не испытывать беспокойства, что технологии, товарные знаки, программные продукты будут утрачены. В процессе инвентаризации собственники и управленцы могут увидеть, какие активы не задействуются или используются в неполном объеме, определить правообладателей в силу закона, выявить угрозы, связанные с потерей интеллектуальной собственности внутри и извне.

Кейс: сотрудник забрал с собой технологию, производство встало
К нам обратился собственник, у которого возник спор с уволившимся сотрудником по вопросу использования результатов интеллектуального труда. Во время работы в компании сотрудник изобрел технологию, усовершенствовавшую производство основного вида продукции. Данная технология не была учтена как актив компании. Через год у сотрудника случился конфликт с собственником и сотрудник решил уйти. После увольнения он оформил на себя правоохранные документы на технологию и запретил компании использовать ее при производстве. Собственник был вынужден остановить производство, так как все оборудование было перенастроено на новую технологию.

Мы провели аналитическую работу по наличию документов, позволяющих компании в судебном порядке восстановить право на использование технологии. После того как документальная база была собрана, мы сопроводили спор в судебном порядке с уволившимся сотрудником и помогли собственнику после получения судебного решения корректно оформить правоохранные документы для постановки интеллектуальной собственности на учет. Отдельным этапом мы провели полную инвентаризацию РИД, которые могли быть созданы сотрудниками в процессе работы и корректно оформили все внутренние локальные акты, трудовые договоры таким образом, чтобы подобных ситуаций в будущем не случалось.

Размеры активов и обязательств крупных предприятий весьма значительны, и проведение инвентаризации является не только наиболее действенным способом удостовериться в их наличии, но также ложится в основу управления ими. В то же время малому и среднему бизнесу, особенно если это производственные или торговые компании, также нужны эффективные инструменты управления активами и обязательствами.

Например, за годы работы склады компаний могут накопить избыточные и неликвидные запасы сырья, материалов, остатков готовой продукции, запасных частей. Такие объекты длительное время не находят своего применения, занимая складские площади и повышая тем самым издержки компании.

Компания, которая производит косметические средства, при проведении инвентаризации выявила большой объем сырья и готовой продукции с истекшим сроком давности. На специализированную утилизацию химических средств компания потратила значительное количество средств. Мы проанализировали причины такой ситуации и выяснили, что отсутствуют регламенты складской дисциплины, обеспечивающие хранение запасов с учетом сроков годности. При получении новой партии сырья или готовой продукции новые коробки ставились на стеллажи ближе, а коробки со старой партией задвигались вглубь. При отгрузке в производство или покупателю работники склада брали ближайшую коробку.

Составили регламент размещения товарных запасов в ячейках в том числе в зависимости от срока годности, провели обучение сотрудников склада. Решение позволило компании не только сократить потери от списания сырья и готовой продукции, но и сократить расходы на содержание и обслуживание складов.

По нашему опыту при проведении инвентаризации первый по популярности участок для формального подхода к ее проведению — дебиторская задолженность. Второй — финансовые вложения.

Сотрудники бухгалтерии при проведении инвентаризации данных участков зачастую применяют формальный подход, не уделяя внимание фактическому подтверждению существования дебиторской задолженности и соблюдению срока исковой давности. В результате компания пропускает срок, когда дебиторская задолженность может быть истребована и теряет средства.

Инвентаризация позволяет вовремя организовать претензионную работу в части дебиторской задолженности и сформировать мнение о возможности ее возврата. Что касается финансовых вложений, при проведении инвентаризации необходимо анализировать, отвечает ли актив признакам финансового вложения и оценить необходимость создания резерва под обесценения таких вложений.