Аутсорсинг бухгалтерских услуг – современное решение вечных проблем

Ведение бухгалтерского учета — обязательное условие функционирования любой организации вне зависимости от ее масштабов и сферы деятельности.

Ведь грамотная организация бухгалтерского учета и дальнейшее профессиональное ведение бухгалтерии организации – это одно из, если не самое главное, то условие успешного функционирования компании в реалиях современного бизнеса. Четкий контроль всех текущих процессов обеспечивает бесперебойное функционирование бизнеса в любых условиях. Всеми финансово-хозяйственными операциями занимается бухгалтер, в ряде случаев — целый штат бухгалтеров. Чем крупнее бизнес, тем больше сотрудников требуется для осуществления грамотного бухгалтерского менеджмента.

Однако содержание бухгалтерского отдела или даже одного сотрудника требует больших финансовых затрат. Кроме того, даже проработавшие много лет бухгалтеры не всегда способны быстро адаптироваться к меняющимся условиям рынка. В то время как ошибки могут нанести серьезный урон организации. В случае с небольшими компаниями содержание штатного бухгалтера также может оказаться нерациональным. Хороший специалист требует высокой оплаты труда. Оптимальным решением для предприятия любого масштаба станет аутсорсинг.

Понятие «аутсорсинг» вошло в российские сферы малого и среднего бизнеса относительно недавно. Однако, еще не все понимают его значение и суть. Аутсорсинг бухгалтерских услуг состоит в том, что привлекаются профессионалы из другой, специализированной бухгалтерской конторы, которые будут вести бухгалтерские дела и осуществлять восстановление бухгалтерии, если в этом возникнет необходимость.

Современные фирмы часто прибегают к аутсорсингу бухгалтерских услуг довольно-таки часто и многие компании результат такого сотрудничества устраивает. Ведение бухучета специалистами из другой компании аутсорсинга может быть частичным либо полным, в зависимости от целей и задач, которые преследует бухгалтерская компания.

Привлеченные внешние бухгалтеры обладают высокой квалификацией и опытом работы с предприятиями любой организационно-правовой формы. Широкая информационная база гарантирует полную осведомленность о последних изменениях в законодательстве. Поэтому бухгалтерское и налоговое сопровождение осуществляется ими в строгом соответствии с законом.

Бухгалтерское обслуживание организаций и предприятий услуга нового времени, времени прогресса и развития всех форм бизнеса. Бухгалтерские услуги становятся все более популярными и востребованными среди бизнесменов, имеющих собственное дело - это прямой путь к сокращению издержек компании. Услуги ведения бухгалтерского учета сейчас для малого, среднего и крупного бизнеса просто незаменимы и необходимы.

1.Сущность бухгалтерского аутсорсинга

В сущности, бухгалтерский аутсорсинг - это переложение всего круга обязанностей, связанных с ведением бухгалтерского учета, на специализированную компанию, сотрудники которой располагают необходимым опытом, знаниями и техническим оснащением для оперативного решения полного комплекса доверенных им задач.

В настоящее время бухгалтерский аутсорсинг получает все большее признание, по причине тех преимуществ, которые приобретают различные компании и организации. В частности, бухгалтерский аутсорсинг дает возможность изжить значительные затраты на содержание штата бухгалтеров. Сверх того, владелец компании приобретает абсолютные гарантии того, что отчетность по его компании будет сделана и сдана в сроки, оговоренные российским законодательством. Необходимо также упомянуть о том, что в бухгалтерский аутсорсинг входит весь комплекс услуг по ведению учета и отчетности.

Бухгалтерское обслуживание предприятий состоит из:

- ведения бухгалтерского учета предприятий
- обработки всей документации
- составления бухгалтерского баланса
- ведения регистров бухгалтерского учета
-подготовки налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в органы налогового контроля
- расчета зарплаты каждый месяц и выплат налогов
- изучения налогового законодательства и изменений в нем и т.д.

Качественное, оперативное и экономически выгодное бухгалтерское сопровождение предприятий осуществляется, благодаря тому, что в России стал существовать бухгалтерский аутсорсинг и компании, предоставляющие данную услугу. 

Таким образом, бухгалтерский аутсорсинг дает возможность переложить весь объем финансовых вопросов на стороннюю организацию, что в нынешних условиях ведения экономических дел - самый эффективный вариант для получения устойчивых результатов.

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета. Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.

2.Аутсорсинг бухгалтерских услуг - быть или не быть?

Бухгалтерский аутсорсинг сегодня это, можно так сказать, один из самых удобных и выгодных способов решения проблемы финансового учета на предприятии. Этот способ подразумевает передачу всех обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета компании, специализирующейся в данной сфере. Отдавая на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета, организации получают целый ряд преимуществ, в числе которых:

1. Финансовая экономия: бухгалтерские услуги, аутсорсинг, предлагаемые специализированными компаниями являются более доступными по сравнению с содержанием собственного штата специалистов;
2. Экономия управленческих ресурсов: отдавая на аутсорсинг бухгалтерское сопровождение, руководители получают возможность сконцентрироваться на решении более важных задач;
3. Гарантия правильности учета и организации его ведения: осуществляя бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге, компании принимают на себя ответственность за качество оказываемых ими услуг;
4. Бухгалтерский аутсорсинг и услуги, предлагаемые компаниями, работающими в данной сфере, подразумевают использование новейшего программного обеспечения, максимальную рациональность и наиболее высокое качество ведения учета.

В случае, если руководитель выбирает ведение бухгалтерии удаленно, он также лишает себя проблем с отпусками и больничными листами бухгалтера, снимает с себя заботу об еще одной штатной единице. Организации не нужно тратить финансовые средства на оборудование рабочего места бухгалтера, покупку дорогостоящего программного обеспечения и т.д. все эти расходы оказываются просто ненужными в ситуациях, когда предприятие отдают на аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Для одних клиентов аутсорсинг — это возможность сократить расходы на содержание штата сотрудников, для других — перестроить или оптимизировать процесс документооборота и бухучета. Для фирм, только начавших свою деятельность или находящихся в стадии реорганизации аутсорсинг станет наиболее выгодным решением.

Команда специалистов разработает оптимальную бухгалтерскую политику предприятия. При этом будут учтены как особенности деятельности фирмы, внешние и внутренние факторы, так и пожелания заказчика. Кроме того, аутсорсинг обеспечивает предпринимателю массу свободного времени. На профессионалов можно положиться во всем, что касается бухгалтерии. 

Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил). 

С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:

- возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
- для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
- слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
- нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-заказчик.

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание. Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:

- составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;
- компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекций штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д.

Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур):

- сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;
- предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;
- дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;
- ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.

3. Объем работ оказываемых аутсорсинговыми компаниями в сфере бухгалтерского учета.

Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер – будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе. 

Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:

- постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика.

- учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;

- положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;

- проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;

- договоры о материальной ответственности;

- другие необходимые документы;

ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:

- проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;

- обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;

- начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;

- подготовка платежных поручений к оплате;

- оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;

- ведение аналитического и синтетического учета;

- оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;

- ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;

- ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;

- учет фиксированных активов;

- расчет заработной платы;

- составление регистров бухгалтерского и налогового учета;

В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.

Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета. Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год – указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика).

 Заключение.

В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике. При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации. В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.

На данный момент бухгалтерский аутсорсинг - идеальный вариант для получения выгодного и компетентного бухгалтерского обслуживания и бухгалтерского сопровождения. Бухгалтерское обслуживание организаций - это профессиональное и грамотное ведение бухгалтерского учета, формирование отчетности и сдача отчетности. Кроме того, бухгалтерские услуги и обслуживание включают в себя консультирование клиентов по текущему ведению дел в рамках договоров на бухгалтерское обслуживание, а также мониторинг налогового законодательства, чтобы предотвратить ошибки и погрешности в бухгалтерии и обезопасить клиентов от проблем с налоговыми органами.

При подобном бухгалтерском обслуживании бизнесмены могут все свое время уделять бизнесу, своему делу, не тратя часы на проверку бухгалтерии и проблемы, возникшие в связи с бухгалтерским сопровождением. Бухгалтерский учет фирмы будет полностью соответствовать нормам и правилам, существующим в Российской Федерации. Выгодно, надежно, качественно!