Экономическая целесообразность аутсорсинга бухгалтерских услуг

В последнее время одной из наиболее успешных бизнес-моделей, позволяющих добиться реальных конкурентных преимуществ, становится аутсорсинг. 
Аутсорсинг (outsourcing) представляет собой способ организации деятельности компании за счет концентрирования внимания на главном, ключевом направлении деятельности и передачи непрофильных функций внешним специализированным фирмам на договорной основе.

Иначе говоря, аутсорсинг – это передача вспомогательных функций внешнему исполнителю, который обладает необходимыми знаниями, опытом и материальными средствами для выполнения этих функций.

Специфика выполнения своих обязанностей работниками состоит в том, что они, оставаясь в штате организации-услугодателя, на деле выполняют работу в другой организации, подчиняются ее требованиям и специально оговоренным правилам. Контроль за их деятельностью выполняется двумя организациями: и услугодателем, который в соответствии с договором должен предоставить услугу надлежащего качества, и услугополучателем, который должен оказанную услугу принять и оплатить.

Организация сама выбирает функции, подлежащие передаче на аутсорсинг. Обычно это IT-услуги, ведение бухгалтерского учета, поиск и подбор кадров, уборка офисных помещений, организация деловых поездок, проведение рекламных кампаний, организация питания, обеспечение безопасности, обслуживание корпоративной собственности, административная поддержка и другое.

Аутсорсинг бухгалтерского учета уже перестал быть чем-то новым и непознанным. В условиях жесткой конкуренции в деловом мире, для одних предприятий бухгалтерский аутсорсинг стал возможностью снизить затраты на содержание бухгалтерской службы, для других - эффективным способом повысить качество самого процесса учёта.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг предполагает передачу ведения бухгалтерии специализированным компаниям, которые осуществляют ведение бухучета десятков организаций, составление отчетности для государственных органов, расчет заработной платы и выполняют множество других дополнительных услуг.

В России аутсорсинг бухгалтерского учета или расчета заработной платы становится все более востребованным, и это вполне объяснимо. Начнем с того, что высококвалифицированных специалистов в экономической сфере, с большим практическим опытом не так много, а обучение вчерашних выпускников занимает много времени. Вряд ли современный предприниматель пожелает стать тем самым первым блином в карьере начинающего бухгалтера. Но и среди специалистов с опытом работы действительно хороших профессионалов очень немного, а их навыки довольно сложно оценить руководителю компании. Да и зарплата у такого специалиста должна быть высокой (а ведь с нее еще платить налоги), программное обеспечение лицензионным и отлаженным (на что тоже придется порядком потратиться), и условия работы офисного работника также стоят определенных денег (аренда, оргтехника и канцелярские товары). При этом в любой момент главный бухгалтер может написать заявление на увольнение и через две недели уйти, полностью переставая нести за свою работу какую-либо ответственность.

Именно поэтому в среде малого и среднего бизнеса бухгалтерский аутсорсинг в настоящее время становится одной из самых популярных и востребованных услуг.

Экономическая целесообразность аутсорсинга бухгалтерских услуг

Причины, по которым компания-заказчик обращается к подрядной организации, могут быть разными: сезонный характер производственных процессов, необходимость повышения эффективности труда, потребность в улучшении качества предоставляемых услуг и так далее. Однако какой бы ни была эта причина, результатом пользования услугами аутсорсера должна быть экономия средств организации.

Так в чем же заключается экономическая целесообразность использования аутсорсинга бухгалтерских услуг?

В первую очередь, заказ бухгалтерских услуг на стороне позволяет компании-заказчику существенно снизить расходы, так как собственный бухгалтерский отдел требует значительных материальных затрат. Прежде всего, к ним относятся аренда и содержание помещения, закупка для него мебели, необходимого компьютерного оборудования, программного обеспечения, приобретение методической литературы и канцелярских принадлежностей, комплексная информационная поддержка. Помимо прочего, необходимо постоянно выплачивать зарплату и налоги с нее, больничные, премии сотрудникам бухгалтерии, посылать их на курсы повышения квалификации.

В случае использования аутсорсинга бухгалтерских услуг, фирма, оказывающая эти услуги, сама предоставляет своим бухгалтерам все необходимые условия для работы – заказчик оплачиваете только сам результат. При этом компании, предлагающие ведение внешней бухгалтерии, зачастую обладают оборудованием и программным обеспечением, которое не каждая организация посчитает целесообразным покупать для бухгалтерского отдела.

Следующим важным преимуществом использования аутсорсинга бухгалтерских услуг является высокая квалификация специалистов. Как уже отмечалось ранее, найм специалистов такого уровня либо сложен, в силу невозможности адекватно оценить уровень устраивающегося на работу бухгалтера, либо стоит довольно дорого. Высокий профессионализм аутсорсера гарантируется репутацией фирмы. Если допустивший ошибку сотрудник бухгалтерского отдела рискует разве что быть уволенным, то фирме грозит потеря репутации, за которой неминуемо следует потеря клиентов. Иначе говоря, ошибаясь, аутсорсер теряет свой заработок – поэтому все результаты работы проверяются несколько раз, чтобы исключить возможность возникновения ошибок.

Нужно помнить, что часто аутсорсинговая компания имеет в своём штате юриста на случай возникновения вопросов у проверяющих органов. Также её специалисты постоянно отслеживают все изменения в законодательстве, то есть на заказчика работает не просто бухгалтер, а целый штат специализированной организации. При необходимости они смогут дать консультацию не только по вопросам бухучета, но и по вопросам налогообложения или аудита. Возможно, такие консультации придётся оплатить отдельно, но так как аутсорсер напрямую заинтересован в лояльности клиента, грамотность информации может быть гарантирована.

Таким образом, круг вопросов, с которыми можно обратиться в компанию - аутсорсер, гораздо шире, чем тот, который способен решить собственный бухгалтерский отдел.

Оперативное управление кадровым составом также обеспечивается аутсорсингом бухгалтерии. Если сотрудник компании-заказчика заболеет или уйдет в отпуск, возможность остановки работы будет минимальна. Такое может случиться в работе собственного бухгалтерского отдела, но не в хорошо организованной компании, где система дублирующегося персонала предполагает быстрое введение в курс дела другого специалиста. Благодаря такой взаимозаменяемости вероятность простоев в работе сведена до минимума.

Однако несмотря на все преимущества аутсорсинга бухучета, руководители организаций часто отказываются от этой услуги из-за возможности некачественного или несвоевременного исполнения договора подрядчиком. В таком случае необходимо понимать, что для аутсорсера соблюдение сроков - основное условие получения гонорара и гарантий под будущие проекты, в то время как до перехода на аутсорсинг любой руководитель находится в прямой зависимости от своих подчиненных, из-за чего персоналу многое прощается. В том числе то, что штатные сотрудники тратят на выполнение работы в два раза больше времени, чем это реально требуется.

Препятствием распространению аутсорсинга в нашей стране служит еще один психологический барьер: немногие спокойно доверяют важную коммерческую информацию посторонним людям, опасаясь, что она попадет конкурентам. По сути, этот страх является домыслом: уже говорилось, что компании - аутсорсеры работают, прежде всего, на репутацию, и малейшие негативные опыты бухгалтерского обслуживания могут подорвать весь бизнес.

Для собственного спокойствия заказчик может ознакомиться с тем, как обеспечивается конфиденциальность информации у аутсорсера: проверить внутренние документы о неразглашении информации, изучить должностные инструкции сотрудников компании, с положениями о сохранении конфиденциальной информации, с уровнем защищенности корпоративной сети от несанкционированного доступа.

Существует еще одно препятствие распространению аутсорсинга: отсутствие законодательной базы, регулирующей подобные экономические отношения. Законодательство Российской Федерации позволяет аутсорсинг бухгалтерии, не утояняя формы сотрудничества, из-за чего особое внимание необходимо уделять составлению договоров, базирующихся только на общей терминологии и нормативных актах.

Заключение

Сейчас в России аутсорсинг бухгалтерских услуг является одним из наиболее популярных направлений аутсорсинга. Это объясняется как характером самого бухучета, непрофильностью этого бизнес-процесса, так и значительным сокращением издержек при использовании услуг аутсорсера.

Если учесть все преимущества бухгалтерского аутсорсинга, можно прийти к выводу, что это оптимальный вариант для большинства фирм, как для представителей большого, так и для представителей среднего и малого бизнеса.

Стоимость услуг и порядок оплаты за аутсорсинг бухгалтерского учета определяется, исходя из объема работ и размера компании-заказчика. На первый взгляд может показаться, что аутсорсеры завышают стоимость своих услуг, пользуясь сложностью ее определения, однако досконально рассчитанная сумма, которую организация тратит на обеспечение работы бухгалтера, обосновывает всю целесообразность использования аутсорсинга.

Нужно понимать, что аутсорсинг не является автоматическим снижением затрат, наоборот, он может увеличить текущие издержки, но конечная выгода от использования аутсорсинга очевидна.